Как проходит день руководителя. Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

Тайм-менеджмент руководителя — зачем он нужен, как может помочь в выполнении ежедневных рабочих обязанностей? Чем выше у человека должность, тем больше круг обязанностей — контроль над подчинёнными, общение с заказчиками, проверки налоговой, написание отчётности. Предприниматели, руководители часто работают сверхурочно, постоянно ощущают нехватку времени.

Как найти дополнительное время и научиться всё успевать? Именно этому вопросу посвящена данная статья, сейчас появилась отдельная наука — тайм-менеджмент, основанная на психологии, экономике, социологии, кадровой работе. Разработаны принципы, ставшие классическими и появляются новые авторы, предлагающие свои методики. Рассмотрим основные рекомендации.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

Тайм-менеджмент руководителя предполагает следующие шаги:

• Научиться мотивировать себя, сотрудников к выполнению поставленных задач. Особенно актуально относительно сложных задач;
• Целеполагание — умение правильно ставить долгосрочные и краткосрочные цели;
• Планирование во временных рамках — на год, месяц, день. Составление плана действий для каждого рабочего дня;
• Расстановка приоритетов в выполнении задач, мобильность и готовность к изменению задач, подходов к решению;
• Работа с информацией — важно научиться находить необходимую для решения стратегических и оперативных задач информацию, хранить, использовать, чтобы всегда можно было найти;
• Борьба с поглотителями времени — поиск утечки времени, контроль над распределением временных ресурсов, минимизации необоснованных действий;
• Умение восстанавливать силы — полноценный отдых является залогом успешной деятельности!

Рассмотрим подробнее данные шаги и будем приближаться к эффективной деятельности, контролю над своей жизнью, ведь это не только работа, есть ещё и семья, интересы, друзья. А от правильной организации рабочего процесса зависит наличие времени для других сфер жизни.

Успешная мотивация

Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха ведёт к затягиванию выполнения задач. В тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия. Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчёт, который необходим, но нет желания делать. Как стимулировать себя к действию?

Самое важное в работе — начать действовать, сделать первый шаг. В этом поможет настрой на работу. Побуждением к действию служат «якоря». У каждого человека есть свой ритуал — утренний кофе за рабочим столом, сигарета перед началом работы, прослушивание воодушевляющей музыки по дороге, написание плана работы в ежедневнике.

Создание якорей очень индивидуально, может быть связано со школьными, студенческими годами, когда нужно было настроиться на учёбу. Они вызывают особое эмоциональное состояние, готовность к бою — активизацию внутренних резервов, концентрацию внимания.

Большинство задач можно решить за пару минут, нужно лишь поставить задачу, продумать варианты решения, выбрать наиболее подходящий и воплотить в жизнь. Если задание объёмное, рекомендуют разделить его на части, пункты и постепенно выполнять — от простого к сложному.

Мотивировать можно себя и методом поощрения или наказания, как в детстве, пообещав себе приобрести что-то по дороге домой, если справится быстро со всеми задачами, устроить встречу с друзьями в конце недели. Это в отношении мелких сложных вопросов. Конечно, главный стимул — построение карьеры, увеличение доходов, повышение статуса.

Нужно чётко понимать, зачем нужно выполнить эту задачу, какой результат получите, сделать и забыть, спокойно переключиться на другие вопросы.

Мотивации добавляют и сроки выполнения задачи, необходимо всегда ограничивать себя во времени для стимуляции к действиям, чётко ставить задачи.

Постановка целей

Тайм-менеджмент руководителя невозможен без постановки целей. Цели — взгляд в будущее, желаемый результат, они определяют причину действий, зачем человек занимается определённой работой. Цели помогают расставить ориентиры, точки стремления, притяжения усилий.

Необходимо научиться ставить правильные цели. Давайте сравним ответы разных менеджеров по своим функциональным обязанностям:

• Выполнять верно свои задачи. / Ставить правильные задачи.
• Находить решения вопросов. / Использовать творческий подход, искать альтернативы.
• Беречь ресурсы. / Оптимизировать распределение материальных ресурсов.
• Работать, как надо. / Достигать поставленных целей.
• Уменьшать расходы. / Увеличивать прибыльность.

Как видим, при тех же обязанностях менеджеры ставят разные цели, получая различные результаты. Второй вариант предполагает более продуктивный подход к работе. Цели могут быть стратегические — цели работы организации, перспективные задачи и тактические — существующие в конкретный момент времени.

Каждый руководитель, менеджер разрабатывает свои цели, доносит информацию подчинённым, от правильности определения целей зависит работа организации в целом. Очень важно находить время для определения основных целей, ведущих к процветанию и успеху, а также способов достижения «звёзд». Знание целей и стремление к ним позволяет концентрировать все усилия, энергию на важных задачах, избегая растрачивания сил впустую.

Постановка целей производится по схеме: Желания — возможности — цель.

Часто желания превышают возможности, обстоятельства не позволяют сразу получить результат, необходимо соразмерять, учитывать внешние и внутренние преграды, преодолевая их, искать компромиссное решение.

Важный момент — цели должны быть конкретными, иметь объёмные и временные показатели.

Тайм-менеджмент руководителя: планирование

После постановки целей переходим к планированию, как проложить дорогу от существующего положения к желаемому? План — это система действий, ведущая нас к цели, в бизнесе — получение прибыли, успешность и известность организации.

Планирование может быть в различных сферах — развитие организации, сбыта, личные достижения. Если у человека есть стремление к личному развитию, создан план профессионального роста, построения карьеры, то существует и мотивация к действиям.

Планирование призвано помочь экономить время, правильно его использовать.

Есть два критерия планирования:

• Максимальный (рациональный) — находить время для выполнения важных жизненных задач.
• Минимальный — достигать необходимых результатов с минимальными сроками, потерями времени.

Планирование включает подготовку к воплощению желаемых достижений и правильное распределение временных рамок.

Каждый человек должен планировать свою жизнь, иначе она будет идти по течению без возникновения изменений к лучшему. Руководителю необходимо планировать своё личное время, способы достижения целей, ставить плановые показатели и критерии достижений для сотрудников.

Нужно научиться составлять долгосрочный план — от 5-ти лет, на год и на ближайший месяц. Интересно, что в советское время часто использовали термин «пятилетка», почему именно этот период? Потому как 5 лет удобный срок для планирования на средние сроки, показывает наглядный результат в сравнительном анализе.

Имея долгосрочные планы, можно разложить задачи на более мелкие сроки, стремясь к окончательному результату. Сейчас в организациях часто сотрудникам ставят задачи по кварталам и месяцам, что называется тактическим планированием.

Тайм-менеджмент руководителя в минимальном рассмотрении — планирование рабочего дня. Естественно количество задач растёт пропорционально организации и на решении всех задач нужно много времени.

Для упрощения решения текущих вопросов предлагаются следующие рекомендации:

Для планирования используйте метод «Альпы»

Он включает такую последовательность действий:

1. написание задач;
2. определение времени выполнения;
3. резерв времени (в соотношении 60:40);
4. определение приоритетов, перепоручение заданий;
5. контроль выполнения (учёт не сделанного).

При написании плана рекомендуют использовать аббревиатуры, что позволит систематизировать работы, разделить по блокам. Можно написать: В — визиты, Д — делегирование, К — контроль, П — в процессе, ПК — поездки и командировки, Т- телефон, Ч — чтение, обучение.

Напротив каждого пункта пишется задача (результат), проставляется время выполнения для конкретизации задания, избежания лишних потерь времени.

Резерв времени предполагает, что при 10 — часовом рабочем дне планируется работ на 6 часов, при 8 часовом — на 5 часов, остальные необходимо распределить или перенести. Всегда возникают непредвиденные встречи, общения, помехи, использовать свой день на 100% по плану ещё никому не удавалось.

Четвёртый пункт поможет скорректировать план, чтобы выйти на нужный уровень по затратам времени — ставим приоритеты, распределяем работу. Завершение дня — контроль выполнения заданий подчинёнными и своей работы, составление плана на следующий день, перенос заданий, которые не состоялись по определённым причинам,не успели полностью выполнить.

Рассмотрим конкретный пример индивидуального планирования рабочего времени руководителя фирмы по выращиванию и продаже саженцев ОАО «Акцепт». Перечень работ, которые намечены руководителем к исполнению на ближайшие два-три дня текущей рабочей недели представлены в таблице 2.

Необходимо составить план рабочего дня продолжительностью 8 часов.

Таблица 2 - Перечень работ, планируемых к выполнению

№ работы	Перечень работ, намеченных руководителем к исполнению	Планируемая продолжительность работы, мин	Приоритетность выполнения работы	Возможность делегирования
	Доработка докладной записки по результатам изучения рынка сбыта готовой продукции
	Участие в совещании по экспертной оценке нового проекта
	Консультация у юриста
	Посещение выставочного центра
	Работа с текущей корреспонденцией
	Подготовка документов для сдачи в архив
	Передача документов в архив
	Подготовка к совещанию по вопросу укрепления трудовой дисциплины
	Прием сотрудников по личным вопросам
	Изучение нормативных документов
	Встреча с представителями фирмы «Hewlett Packard»
	Подготовка проекта приказа по премированию сотрудников
	Собеседование с кандидатом на вакантное место ведущего экономиста

• 2 -- средняя приоритетность выполнения работ

Чтобы правильно выполнить свои функции, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего дня представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного временного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени.

• -Правило основного соотношения (правило 60: 40).
• -Анализ ранее выполненных работ и расхода времени.
• -Регулярность и системность планирования.
• -Реалистичность планирования.
• -Письменная форма формируемого плана.
• -Перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли свою актуальность.
• -Установление временных норм и сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия.
• -Установление приоритетов (степени важности) для каждой из работ, включенной в план.
• -Делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и работы, которые делегируются руководителем для исполнения другим сотрудникам.

Важнейшим форматом планирования для руководителя является рабочий день.

Планирование рабочего дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть использовано применительно к прочим периодам планирования.

Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий:

Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Данный перечень должен быть составлен с распределением работ по приоритетности их выполнения.

Определение планируемой продолжительности каждой из на меченных к выполнению работ и общего времени работы.

3. Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60:40.

Принятие решений по делегированию работ, намеченных к выполнению.

Контроль и перенос несделанного. Контроль за выполнением заданий и использованием времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Контроль за ходом выполнения плана позволяет руководителю получить необходимую ин формацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы.

• 1. На первом этапе, используя представленные исходные данные, следует составить полный перечень работ, расположив их в порядке убывания приоритетности выполнения.
• 1 -- максимальная приоритетность выполнения работ;
• 3 -- минимальная приоритетность выполнения работ.
• 2. С учетом планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ определяем суммарное время.

Используя данные графы 3 таблицы 1, получаем, что оно составляет 535 минут.

Продолжительность рабочего дня:8 ч * 60 мин = 480 мин.

3. Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60/40.

При составлении плана дня рекомендуется придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени, а оставшиеся 40% должны быть оставлены в качестве резервного времени. Таким образом, от общей продолжительности рабочего дня (480 мин) необходимо взять 60%, то есть то время, на которое буд...

Неофициальные приемы лучше проводить в «зоне отдыха». Удобно расположившись на диване или в кресле, руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший с личной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной. Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время руководителя), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло. В заключение необходимо отметить, что для оптимального ведения беседы руководитель должен:

• - уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли.
• - уметь понять собеседника. Причем «понять не значит принять». Если руководитель может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение;
• - уметь направить разговор в нужное русло;
• - стараться говорить на уровне собеседника и др.

Посещение рабочих мест.

Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии (в организации). Также при посещении рабочих мест рабочие (служащие) могут высказать руководителю свои пожелания или возможные варианты решения проблем. При подготовке к посещению руководитель должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них. Для хорошего контакта с работниками необходимо учитывать психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения. Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда. Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии (организации), послушать выступления работников.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Рабочее время и его структура

1.2 Анализ затрат рабочего времени

1.3 Планирование рабочего времени руководителя

1.4 Организация рабочего дня руководителя

1.5 Рабочее место руководителя

1.6 Улучшение условий и режима работы

1.7 Ортобиоз

2. Практическая часть

2.1 Признаки слабого руководителя в связи с недостатками в

организации труда

2.2 Закон Парето и принцип Эйзенхауэра в технике личной работы

руководителя

2.3 Метод "Пяти пальцев" в организации самоконтроля руководителя

2.4 Проблемы при реализации ортобиоза на уровне руководства

2.5 Программа самосовершенствования и развития

3.2 Выводы о системе практических действий руководителя по организации самоменеджмента и пути их совершенствования

Библиография

Приложение

Введение

Искусство управлять другими людьми - это менеджмент.

Искусство управлять собой, своим временем, руководить течением своей жизни, развиваться и совершенствоваться получило название самоменеджмент.

Нельзя стать хорошим руководителем и грамотно управлять другими людьми, не научившись прежде управлять самим собой.

Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления.

Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени - не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя.

Если руководитель постоянно занят "горящими делами", поддается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы.

Каждому человеку вообще и в особенности руководителю, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию целенаправленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо-таки захлестывает, можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

К сожалению, в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Время - необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. Человек не может изменить время, но он в состоянии управлять тем временем, что имеется. Так как время очень ограниченный ресурс, а темп жизни с каждым годом увеличивается, то искусство самоменеджмента становится всё более актуальным.

Целями данной курсовой работы являются: привитие навыков самостоятельной творческой работы, систематизация и углубление знаний по теме, формировать умение использовать нормативную, справочную и правовую литературу. Помимо этого ставятся задачи по овладению искусством самоменеджмента, что позволит выполнять работу с меньшими затратами времени, улучшить организацию труда; уменьшить спешку и снизить стресс; получать больше удовлетворения от работы; активизировать мотивацию труда; повышать квалификацию; снизить загруженность работой; сократить ошибки при выполнении своих функций; достигнуть профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем. Для этого в курсовой работе рассматривается рабочее время и его структура, производится анализ использования рабочего времени, выявляются различные варианты и методы планирования времени и организации рабочего дня, недели; приводятся рекомендации по улучшению условий и режима работы, организации времени; рассматриваются вопросы по реализации ортобиоза как неотъемлемой составляющей трудовой и личной жизни; анализируются различные тесты для выявления сильных и слабых сторон личности; предлагается программа самосовершенствования и развития.

1. Теоретическая часть

1.1 Рабочее время и его структура

Труд - это любые умственные и физические усилия, прилагаемые людьми в процессе хозяйственной деятельности. Время, в учение которого человек трудится, называется рабочим днём, или рабочим временем.

Продолжительность рабочего времени величина изменчивая, но и она имеет определенные границы. Его максимальная продолжительность определяемся двумя факторами: во-первых, человек не может работать двадцать четыре часа в сутки, поскольку ему необходимо время для сна, отдых, принятия пищи, то есть на восстановление способности трудиться. Во-вторых, граница рабочего времени определяется требованиями морального и социального характера, ведь человеку необходимо не только физическое восстановление сил, но и удовлетворение каких-то духовных потребностей.

В зависимости от назначения рабочее время делится на время работы и время перерывов. Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой производиться выполняемая работа. Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.

Рабочее время руководителя затрачивается на выполнение определённых задач управления, входящих в его должностные обязанности и направленных на управление деятельностью организации и людьми:

1. Составление плана деятельности, куда входит постановка задач на предстоящий период работы и программирование необходимых для их выполнения мероприятий.

2. Организация деятельности как в масштабе всего предприятия, так и в рамках его функциональных подразделений.

3. Планирование ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с производством и обучение.

4. Руководство персоналом, его мотивирование, информирование и сотрудничество с ним.

5. Принятие решений.

6. Контроль за выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.

7. Совершенствование деятельности организации в целом.

Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в выполнении заданий, может в зависимости от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встаёт вопрос о его рациональном использовании и экономии. Поэтому целесообразно проводить анализ затрат рабочего времени.

1.2 Анализ затрат рабочего времени руководителя

Для того чтобы управлять временем, сначала нужно проанализировать, как вы расходуете своё время, а затем определяются способы, с помощью которых можно повысить эффективность его использования.

Для этого требуется на протяжении дня записывать, на что тратится время. День можно разбить на равные промежутки времени. Записи делаются в течение недели, а затем производится их анализ. Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат. Полученные таким образом данные заносятся в таблицу, которая может иметь следующий вид:

Таблица 1. Анализ затрат рабочего времени

Можно добавить в таблицу столбцы с фиксированием запланированного времени на выполнение той или иной работы и получить при этом расхождение фактических и плановых затрат времени, что позволит более точно планировать подобные мероприятия в следующий раз.

В целях проведения детального изучения и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

необходимость выполнения работы;

оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

целесообразность выполнения работы;

сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что руководитель имеет проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то можно считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание руководителя должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Многие руководители должны понять, что, только научившись управлять временем, можно управлять всем остальным. Для того чтобы обеспечить эффективное управление временем, необходимо в первую очередь знать, как вы его используете в текущий период, а затем изменить распределение времени на выполнение тех или иных действий. Компания IBM провела исследование, в результате которого было выявлено четыре вида деятельности, которые отнимают у руководителя более 50% времени:

1. Участие в собраниях и совещаниях.

2. Чтение и составление деловых документов.

3. Телефонные звонки.

4. Поездки.

Результаты исследований свидетельствуют о том, что во многих случаях наши предположения о длительности использования времени бывают ошибочными: часто недооценивается расход времени на телефонные переговоры, чтение корреспонденции, написание отчётов и составление планов и в то же время преувеличивается расход времени на собрания и беседы с другими людьми.

В связи острым дефицитом времени любого руководителя планирование работы является одной из самых важных составляющих его деятельности.

1.3 Планирование рабочего времени руководителя

При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время.

Любая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения поставленных задач. Выбор цели - это мыслительная деятельность, направленная на получение результата, а мероприятия - это практические действия.

Выполнение определенных задач и достижение намеченных целей всегда происходит в условиях дефицита времени, поэтому после определения мероприятий, необходимых для достижения цели, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. При планировании своей работы руководитель должен установить точные сроки выполнения каждой из задач, содержащихся в индивидуальном плане. Аналогично комплексным планам управленческой деятельности планы индивидуальной работы руководителей также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще и оперативный план на один день.

Планирование предполагает постепенное продвижение вперёд, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы различные мероприятия можно было распределить по времени их реализации. В конце уходящего года следует определить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев - годовой план.

Квартальный план составляется на основе годового плана. В течение года через равные промежутки времени анализируются события истёкшего периода и при необходимости вносятся изменения в план на ближайшие три месяца, определяются задачи, которые необходимо исключить из него, и задачи, которые следует добавить в план или перенести на следующий квартал.

Из квартального плана задачи переходят в месячные планы, составление которых осуществляется с большей детализацией (расход времени указывается в часах). В этих планах устанавливается также время для решения дополнительных задач.

Исходя из месячного плана, составляется план на неделю. Недельные планы предполагают еще более детальную проработку, более точный прогноз на предстоящий период. Планирование работы на неделю может включать:

¦ определение центральной задачи (на которой необходимо сконцентрировать усилия на этой неделе);

¦ выявление задачи, требующей наибольших затрат времени;

¦ определение обязательных задач (которые необходимо начать или подготовить к завершению на этой неделе);

¦ выполнение рутинной работы (телефонные разговоры, совещания и т.д.);

¦ определение задач, которые следовало бы решить на этой неделе (возможные задачи).

Дневной план составляется на базе недельного. В нем фиксируются задачи и дела, которые должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня. Дневной план представляет собой последнюю и самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

План работы руководителя на день представлен в приложении 1.

Эффективно управлять исполнительским и творческим временем, реально и точно его рассчитывать помогает еженедельник. Он является средством напоминания о делах, совещаниях, встречах. В еженедельнике каждое мероприятие записывается на тот день, в который оно должно быть выполнено.

Планирование позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

Практика показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на решение непосредственно управленческих проблем.

1.4 Организация рабочего дня руководителя

Разобрав причины дефицита времени и инвентаризацию времени, можно поговорить и об основных организационных принципах распорядка дня. Самый главный принцип: "Работа должна подчиняться мне, а не наоборот".

Самое главное в работе - это найти свой личный стиль, он будет самым лучшим. А следующие правила и принципы могут послужить импульсами для составления распорядка дня, но они не носят характера обязывающих рекомендаций.

Все организационные принципы можно условно разделить на три группы:

Начало дня:

1. Начинать день с позитивным настроением (для каждого дня нужно находить какое-нибудь позитивное начало, т.к. тот настрой, с которым приступаете к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для будущих успехов и неудач).

2. Хорошо позавтракать и без спешки - на работу (старт с точностью до наоборот очень легко может испортить настроение на целый день).

3. Начинать работу нужно в одно и то же время (человек - пленник привычек, а таким образом можно приступать к работе в определенное время дня).

4. Перепроверка плана дня (это нужно для того, чтобы переоценить степень важности и срочности, поставленных накануне целей и задач, т.к. план на день должен быть реалистичным).

5. В начале - ключевые задачи (начинать нужно с дел, имеющих больший приоритет).

6. Приступать без "раскачки" (различные социальные контакты, типа приветствий, обсуждения последних новостей, нужно перенести на менее напряженное время).

7. Согласовывать план дня с секретарем (т.к. секретарь является важнейшим партнером менеджера, (когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности), то с ним нужно согласовать все сроки, приоритеты, цели, и тогда он будет эффективнее работать и оградит от всех ненужных помех).

8. Утром заниматься сложными и важными делами (когда возникнут текущие дела и разного рода отвлечения, уже не получится уделить достаточно времени на важнейшие вопросы).

Основная часть дня:

1. Хорошая подготовка к работе (ею можно существенно рационализировать и сэкономить общее рабочее время).

2. Влиять на фиксацию сроков (установленные ранее сроки принимаются безоговорочно; но нужно стараться, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в собственные планы, приспосабливать их к своим интересам, тем самым получая альтернативные варианты).

3. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию (перепроверяйте все свои акции (согласование сроков, визиты, письма, телефонные разговоры) с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции).

4. Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы (отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит к забвению на более или менее длительное время первостепенных задач, а это влечет за собой дополнительные затраты времени и средств).

5. Избегать незапланированных импульсивных действий (импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку не соблюдаются установленные приоритеты).

6. Своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп (нужно рассматривать паузы не как трату времени, а как подзарядку энергией во время отдыха; но злоупотреблять ими тоже нельзя, может исчезнуть способность к концентрации).

7. Небольшие однородные задачи выполнять сериями (необходимо расправляться с мелочами (телефонные звонки, "летучки", диктовка писем, чтение корреспонденции), объединяя однородные задачи в блоки).

8. Рационально завершать начатое (отвлечение от основной задачи стоит немало времени, т.к. по возвращении к ней приходится вновь повторять уже проделанное; вследствие такого нарушения систематичности в работе существенно ограничиваются способности к творчеству и решению проблем).

9. Использовать временные промежутки (не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания, используйте их с наибольшей пользой).

10. Работать антициклично (в течение более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач; "беспокойный" период используйте для выполнения дел, запланированных "про запас").

11. Выкраивать спокойный час (необходимо каждый день резервировать одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого никто не будет беспокоить - это время для себя; используйте это время для важных, но не срочных, носящих долговременный характер, например для повышения уровня квалификации).

12. Контролировать время и планы (наряду с отслеживанием своего времени, необходимо перепроверять свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов).

Конец дня:

1. Завершать несделанное (завершение небольших начатых дел, отсрочка которых может привести к дополнительным затратам труда, например просмотр корреспонденции).

2. Контроль за результатами и самоконтроль (сравнение намеченного в распорядке дня объема работы с реально выполненной).

3. План на следующий день (нужно разработать план на следующий день с установлением целей, приоритетов и т.п.).

4. Домой с хорошим настроением (нужно радоваться предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня и не переносить проблемы на работе в семью).

5. Каждый день должен иметь свою кульминацию (в смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для жизни руководителя; нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем).

В приложении 2 рассмотрено составление планов дня с помощью метода "Альпы".

Таким образом, применяя на практике организационные принципы начала, середины и конца дня, руководитель сможет составить свой собственный распорядок дня и руководствоваться им в своей повседневной деятельности.

Значительную часть рабочего времени руководитель проводит в своём кабинете, где он принимает посетителей, ведёт телефонные переговоры, просматривает деловые бумаги и принимает самые важные решения по тем или иным управленческим вопросам. Поэтому правильная организация рабочего места руководителя экономит его физическую и умственную энергию, способствует повышению эффективности его труда.

1. 5 Организация рабочего места руководителя

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Большое значение имеет декоративное оформление кабинета, рабочего места: шторы, цветы, красивые светильники. Разумеется, художественно-выполненная расстановка мебели, поддержание чистоты улучшают настроение, снижают усталость.

Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м 2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планёрок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2.

Организация рабочего места руководителя включает выбор его правильной планировки, применение таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые обеспечивают: удобство, быстроту и высокое качество выполнения функций управления; непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации; рациональное использование рабочего времени; комфортность условий труда и, как следствие, - высокую работоспособность и производительность труда руководителя.

Под рабочее место руководителя отводится отдельное помещение, которое должно содержать три зоны:

1) личной работы;

2) коллегиальной деятельности;

3) дружеского общения.

Зона личной работы располагается в наиболее освещенной части кабинета. Она оснащается рабочим столом и столом-приставкой, рабочим креслом, столом и креслами для посетителей, современным организационно-техническим оборудованием.

Зона коллегиальной деятельности оборудуется с учетом требований организации совещательной работы с людьми. Она комплектуется специальным столом, стульями и креслами. Необходимо иметь карандаши, ручки, листы чистой бумаги, воду, стаканы. Если при проведении совещаний используется техника, она должна быть соответствующим образом расставлена.

Зона дружеского общения комплектуется журнальным столиком, двумя-тремя креслами и обеспечивается прохладительными напитками. Эта зона должна находиться в стороне от первых двух зон. Своим оформлением она призвана предрасполагать к дружеской, неофициальной атмосфере общения.

Рабочий стол - это основное рабочее место руководителя. Ему приходится работать с большим количеством документов, поэтому стол должен быть удобным и вместительным. Важно эффективно использовать рабочую поверхность стола. На нем не должно быть документов, папок и других предметов, ненужных для выполнения данной работы. Рекомендуется на левой стороне стола располагать неисполненные документы, а на правой - исполненные. На столе руководителя находятся только предметы, необходимые для оперативной работы: лампа, календарь-еженедельник, органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи. Текущие документы, с которыми он работает в течение дня, раскладываются на многоярусных лотках.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы эти предметы можно было взять не вставая, причем каждый из них должен лежать на установленном месте. Беспорядочное расположение материалов вызывает потерю рабочего времени, снижение эффективности и производительности труда.

В комплект мебели для кабинета руководителя входят также подъемно-поворотное кресло на колесиках с подлокотниками, кабинетная стенка, стол (тумба) для средств связи и оргтехники, стол и стулья для приема посетителей. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета.

Рабочее место руководителя должно быть оснащено средствами связи и автоматизированной системой информации, которые включают в себя: коммутатор директорский; телефонный комплекс связи; устройство "Автонабор"; переговорное устройство; компьютер; принтер-сканер-копир; модем и другое по необходимости.

Размещение документов, канцелярских принадлежностей и оргтехники на рабочем столе и внутри него должно быть удобным для работы.

Соблюдение санитарно-гигиенических норм в рабочем кабинете, его озеленение, цветовая композиция, освещённость и другие мероприятия также позволят улучшить условия и режим работы руководителя.

1. 6 Улучшение условий и режима работы

Соблюдение санитарно-гигиенических норм в рабочем кабинете способствует росту производительности труда руководителя. Поддержание чистоты рабочего места делает его привлекательным, повышает работоспособность, улучшает настроение, снижает утомляемость. Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий работы служащих приведены в приложении 3.

Благоприятно влияет на работу озеленение служебного помещения. Растения не только улучшают воздух, обогащая его кислородом, но и снижают нервное и зрительное переутомление, выполняют декоративную функцию.

На производительность управленческого труда отрицательно влияет наличие шума. Поэтому дверь желательно иметь с обивкой, перегородки должны быть звукоизоляционными, ковёр на полу также поглощает звуки. Пластиковые окна позволяют значительно снизить уличный шум, особенно если окна выходят на оживлённую дорогу. Проблема притока свежего воздуха решается применением кондиционера.

Важнейшим фактором, влияющим на производительность труда, является освещённость рабочего места. Помещение, по возможности, должно иметь естественное освещение. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи. Свет должен падать на рабочую поверхность стола с левой стороны или спереди. Освещение рабочего места может быть общим (светильники на потолке) или местным (настольная лампа).

Цветовая композиция рабочего помещения должна способствовать снижению утомляемости, поддержанию бодрого настроения у человека. Создание определённого цветового климата основывается на установленной наукой закономерности влияния цвета окружающей среды на зрение и нервную систему человека. Светло-голубые тона кажутся холодными; зелёный цвет считается оптимальным для глаз, он действует успокаивающе, снижает внутриглазное давление, благотворно влияет на кровообращение и слух. Красно-жёлтый и оранжевый цвета эмоционально согревают. Красный цвет возбуждает нервную систему. Помещение, окрашенное в светлые тона, кажется шире, создаётся зрительное впечатление большого объёма.

В зависимости от характера работ целесообразно планировать их выполнение с учетом известного в психологии периода "нулевой утомляемости", показанного на графике изменения работоспособности в течение рабочего дня (рис. 1).

Рис. 1. График изменения работоспособности в течение рабочего дня

В соответствии с этим проблемами, разрешение которых требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы. Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов (разбор почты, прием посетителей и т.д.).

Однако следует учитывать личные психологические особенности руководителя, и по возможности составить свой собственный график. В этом может помочь тест, который определяет, в какое время суток (утро или вечер) вы наиболее деятельны. Тест называется "Жаворонок или Сова?" и приводится в приложении 4.

В процессе работы не следует забывать об отдыхе и о поддержании и сохранении своего здоровья, что поможет не только улучшить самочувствие и позитивно смотреть на жизнь, но и позволит избежать потерь времени из-за плохого самочувствия или душевного дискомфорта. Об этом более подробно мы поговорим в следующей главе.

1. 7 Ортобиоз, слагаемые ортобиоза

Результаты конкретных исследований здоровья человека, факторов, влияющих на его состояние, показали, что здоровье человека зависит от:

¦ состояния медицины - на 10%;

¦ влияния экологических факторов - на 20-25%;

¦ генетических факторов - на 20%;

¦ условий и образа жизни - на 50%.

Человек способен многое сделать для сохранения чувства "звенящего здоровья и лучезарного благополучия".

И вот здесь в помощь ему приходит удивительная наука - ортобиотика, содержащая неоценимые уроки самосбережения здоровья и жизненного оптимизма, обосновавшая идеи и правила ортобиоза - разумного образа жизни.

Воспринимая и осваивая достижения сопредельных наук, ортобиотика пользуется преимуществом своей методологии: само понятие "здоровье" она рассматривает как единство трёх составляющих - физического, психического и нравственного. И главным своим содержанием она обращена к созиданию личного ортобиоза, разработке индивидуальной технологии здорового образа жизни.

Рассмотрим три составляющих здоровья.

Физическое здоровье предполагает отсутствие у человека болезней или физических дефектов. Физическое здоровье оценивается по различным критериям функционирования организма: температура тела, давление и т.п.

Самым главным для поддержания физического здоровья является предупреждение заболевания - так называемая профилактика болезни. Наилучших результатов удаётся достичь с помощью физической тренировки и закаливания своего тела. Всё это повышает работоспособность человека и тренирует его защитно-приспособительные реакции. Поэтому занятия физической культурой и спортом предупреждают развитие различных заболеваний и способствуют их более быстрому излечению при появлении.

Закаливание организма - система процедур, способствующих повышению сопротивляемости организма неблагоприятным воздействиям внешней среды, выработке условнорефлекторных реакций терморегуляции, с целью её совершенствования. При закаливании вырабатывают устойчивость организма к охлаждению и тем самым к т.н. простудным и некоторым другим заболеваниям.

Психическое здоровье. Психически здоровый человек характеризуется его возможностями противостоять стрессовым ситуациям.

Время от времени все мы переживаем стресс. Стрессовые ситуации случаются в нашей жизни почти ежедневно. Стресс подстерегает нас не только на работе, но и на улице, в кафе, за рулем автомобиля, и даже дома. Мы испытываем стресс, когда не успеваем сделать работу в срок, улаживаем финансовые вопросы и решаем бытовые проблемы.

Независимо от восприятия стрессовых ситуаций, хронический (или долговременный) стресс очень вреден для нашего здоровья. Тяжело бороться со стрессом, если походу вам приходится решать множество сложнейших вопросов, однако уменьшение уровня стресса не менее важно, чем переход на здоровое питание или занятия спортом.

В стрессовых ситуациях ускоряется сердечный и дыхательный ритм, повышается кровяное давление и увеличивается мышечное и нервное напряжение. Учитывая эти реакции организма, неудивительно, что хронический стресс может вызвать необратимые изменения, приводящие к сердечным заболеваниям и психическим расстройствам.

Реакция расслабления или релаксации может противодействовать стрессовой реакции, тем самым уменьшая вредные изменения в организме, вызванные стрессом. Бороться со стрессом можно с помощью техник релаксации.

Некоторые техники релаксации: медитация; создание управляемых психических образов; концентрация мысли; дыхательная гимнастика; расслабление мышц; йога; гимнастика Тай-Цзи-Цюань и др.

Руководитель должен изучить несколько техник релаксации и выбрать ту, которая ему наиболее подходит. Результаты при регулярном использовании техник релаксации: уменьшение симптомов стресса и тревожности; отсутствие отрицательных эмоций и мыслей, а также навязчивых страхов и состояний; улучшение концентрации внимания и обострение восприятия; укрепление иммунитета и улучшение сна; увеличение работоспособности и эффективности работы.

Так что любой руководитель должен уметь расслабиться. Как говорится, кто не может найти время на расслабление, тому придется найти время на лечение.

Духовное здоровье проявляется в связи человека со всем миром и выражается в религиозных чувствах, чувстве красоты и мировой гармонии, чувстве восхищения и благоговения перед жизнью.

К основным его признакам и показателям относят:

а) гуманистические способы воздействия на себя и на окружающих;

б) переживания постоянной радости от жизни как таковой;

в) целостность внутреннего мира, которая задается системой правил и суждений, принятых для себя человекам осознанно (то, что мы называем "жизненной философией");

г) стремление к созданию новых ценностных качеств внутри изначального восприятия жизни как ценности.

Таким образом, здоровье - это необходимое условие активной и нормальной жизнедеятельности руководителя. Серьезные нарушения в этой сфере влекут за собой изменения в привычном образе жизни, сложившейся практике отношений с окружающим миром, возможную утрату профессиональной работоспособности, а в целом - вынужденную коррекцию планов на будущее.

В следующей части курсового проекта рассматривается практическое применение различных методов, законов и принципов в технике личной работы руководителя; выявляются проблемы руководителей в организации труда, реализации ортобиоза и самооценки развития личности; предлагается программа самосовершенствования и развития для руководителя.

2. Практическая часть

2.1 Признаки " слабого " руководителя в связи с недостатками в организации труда

Качества сильного руководителя есть не более чем цель, к которой нужно стремиться. Так что в жизни вряд ли найдется менеджер, на все 100% соответствующий этим требованиям. Но вместе с тем любой руководитель должен на все 100% не соответствовать характеристикам слабого управленца. Ведь знать, каким не надо быть - это первый шаг к тому, чтобы найти свой путь и стиль в менеджменте.

Итак, каковы же общепризнанные, типичные черты "слабого" (плохого) руководителя?

1. Всегда сталкивается с массой неожиданных, непредвиденных обстоятельств и тратит на их устранение колоссальное количество времени и сил. Происходит это потому, что он, во-первых, не может предугадать, почувствовать приближение проблем какого-либо рода и подготовиться к ним заранее и, во-вторых, все время занимается второстепенными вопросами, выпуская из вида главное - стратегические задачи, которые, если пустить их на самотек, порождают эти самые злополучные "непредвиденные обстоятельства".

2. Убеждён, что знает дело и умеет его делать лучше всех, поэтому все старается делать сам. В основе этого - непонимание как минимум двух важнейших аксиом менеджмента, а именно:

а) абсолютно нормальным является то, что ежедневно руководитель должен решить гораздо больше задач, чем он физически способен. Поэтому грамотный профессиональный менеджер распределяет часть задач среди своих подчиненных, делегируя им также и соответствующие полномочия. Он вынужден это делать и хорошо знает, как это делать правильно;

б) абсолютно нормально, что многие работники знают свое дело не хуже, а лучше, чем шеф. Кто производит - тот не управляет, кто управляет - тот не производит. Дело шефа - управлять (производить нечто руками других людей), а не исполнять все, что нужно, самому. Профессиональный менеджер организует людей на труд и знает, как делать это максимально эффективно.

3. Занят делами, старается вникать во все, поэтому практически не имеет времени. Зачастую гордится своей занятостью. Принимает посетителей, одновременно разговаривает по телефону, подписывает приказ и дает устные распоряжения подчиненным. Если такой стиль работы не является имитацией бурной деятельности, что, конечно же, встречается, то его можно назвать стилем Юлия Цезаря. Как известно, римский император славился своей возможностью делать несколько дел одновременно. Думаю все же, что для современного руководителя - это не лучший пример для подражания: ведь Юлий Цезарь плохо кончил. И в этом смысле никто не может быть исключением.

4. Заваливает бумагами письменный стол. При этом совершенно непонятно, какие из них важные, какие срочные, а какие вообще не нужны. Зачастую при таком "порядке" на рабочем столе руководитель не только не может найти нужную ему в данный момент бумагу, служебный документ, но и демонстрирует окружающим (прежде всего сотрудникам) неумение или нежелание организовывать свой труд, устанавливать приоритеты в делах.

5. Работает с раннего утра и до позднего вечера, порой даже по ночам. В этом случае руководитель часто производит вид человека, загруженного до предела, не дающего спуску ни себе, ни подчиненным. Ничего, кроме сожаления, такой руководитель не вызывает. Почему? Потому что он явно игнорирует основные заповеди эффективного управления. Эти заповеди таковы:

а) каждое дело занимает все время, которое отпущено для его выполнения;

б) работа больше восьми часов в день крайне непродуктивна, и за нее платится слишком высокая цена.

6. Его портфель "раздут" от бумаг, которые руководитель носит с работы домой и назад. Единственная реальная польза от этого состоит в том, что перетаскивание портфеля может в некотором смысле заменить физические упражнения. Папка для бумаг, легкий дипломат - вот к чему нужно стремиться.

7. Решение любого, а тем более важного вопроса старается отложить. Он надеется на то, что вопрос либо решится сам, либо его решит кто-то другой. Кроме того, если он берется за решение проблемы, то никогда не доводит дело до конца. В результате груз нерешённых проблем начинает все больше и больше давить на него, вынуждая совершать управленческие ошибки.

8. Обладает "чёрно-белым" мышлением. Все видит только белым или только чёрным, его оценки всегда однозначны, категоричны, не имеют оттенков. Это приводит к тому, что руководитель теряет возможность достигать компромисса. "Пан или пропал!" - не лучший девиз для менеджера.

9. Придает слишком большое значение случайным, несущественным деталям, не умеет отличить главное от второстепенного, важное от неважного, существенное от несущественного. Он раздувает детали, склонен из мухи делать слона.

10. Старается принять наилучшее решение вместо выполнимых. При этом руководитель забывает о том, что ни одно решение, управленческое тем более, не может устраивать абсолютно всех, всем без исключения нравиться. Искусство управления, кроме всего прочего, заключается еще и в том, чтобы выбирать решение не из множества возможных (идеальных), а из реально имеющихся, реально выполнимых. Максимально эффективное решение при минимальном ущемлении интересов - главный ориентир современного руководителя.

11. Старается приобрести репутацию хорошего руководителя и делает это оригинальным образом - либо фамильярничая с подчиненными (вариант "рубаха-парень"), либо, используя принцип открытых дверей, когда в его кабинет идет кто хочет, когда хочет и по какому угодно вопросу.

12. Старается избегать ответственности, склонен валить вину на других, короче говоря, ищет "козла отпущения".

13. Присваивает себе успехи своего коллектива и отдельных его сотрудников, следуя принципу "их успехи были бы невозможны без моего чуткого руководства".

Что ж, слабый руководитель обнаруживает свою слабость, даже несмотря на свой грозный вид. Он совершает множество управленческих ошибок, порой элементарных. Основные из них рассмотрены в приложении 5.

Устраняя свои слабые стороны, руководитель также должен стремиться наиболее рационально использовать своё рабочее время для того, чтобы успеть выполнить свои профессиональные обязанности и привести организацию к успеху и процветанию. В этом ему помогут закон Парето и принцип Эйзенхауэра.

2.2 Закон Парето и принцип Эйзенхауэра в технике личной работы руководителя

Закон Парето. Этот принцип оказал огромное и незаметное широкой публике влияние на многих преуспевающих людей, но остается одной из величайших тайн нашего времени. Даже те немногие из осведомленных о нем, кто знает и применяет его, используют лишь небольшую долю его мощи.

Что мы называем законом Парето или принципом 80/20?

Принцип 80/20 гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий, отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Например, на получение 80% результатов, достигаемых в работе, у вас уходит 20% всего затраченного времени. Выходит, что на практике 4/5 приложенных вами усилий (немалая доля) не имеют к получаемому результату почти никакого отношения.

Таким образом, принцип 80/20 утверждает, что диспропорция является неотъемлемым свойством соотношения между причинами и результатами, вкладываемыми и получаемыми средствами, прилагаемыми усилиями и вознаграждением за них. Выражение "80/20" хорошо описывает данную диспропорцию: 20% вложенных средств ответственны за 80% отдачи; 80% следствий проистекают из 20% причин, 20% усилий дают 80% результатов.

Множество примеров, подтверждающих справедливость Принципа 80/20, можно найти в области бизнеса. 20% ассортимента продукции дают обычно 80% от общего объема продаж в денежном выражении, то же самое можно сказать о 20% покупателей и клиентов. Кроме того, 20% ассортимента продукции или 20% покупателей обычно приносят компании 80% прибыли.

Возьмем наше общество. 20% преступников совершают 80% преступлений; 20% водителей виновны в 80% дорожно-транспортных происшествий; 20% вступивших в брак ответственны за 80% разводов (те, которые постоянно то вступают в брак, то разводятся, сильно искажают статистику, что дает пессимистично-однобокую картину нестабильности заключаемых браков). Наконец, 20% детей используют 80% возможностей, предоставляемых системой образования в данной стране.

И даже дома: на 20% ваших ковров приходится 80% воздействий, ведущих к их износу. 80% всего времени вы носите 20% имеющейся у вас одежды. 80% всех ложных тревог при срабатывании противоугонной сигнализации вызывается 20% возможных причин.

Двигатель внутреннего сгорания также великолепно подтверждает справедливость Принципа 80/20: 80% энергии, выделившейся при сгорании топлива, теряется, а колесам передается лишь 20% всей энергии. Эти 20% топлива производят 100% всего движения.

Математическая зависимость, которая легла в основу принципа 80/20, была обнаружена более ста лет назад, в 1897 году, итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923). Его открытие называли по-разному, в том числе принципом Парето, законом Парето, правилом 80/20, принципом наименьшего усилия, принципом Дисбаланса.

Принцип 80/20 имеет огромную важность по той причине, что он противоречит тому, что мы привыкли считать логичным. Мы вправе ожидать, что все факторы имеют приблизительно одинаковое значение. Однако заблуждение является одним из самых не соответствующих действительности, вредных и глубоко укоренившихся в наших мозгах.

Принцип 80/20 также гарантирует, что когда мы узнаем действительное соотношение, то сильно удивимся уровню этого дисбаланса, потому что каким бы ни оказался действительный уровень дисбаланса, он скорее всего превзойдет наши ожидания.

Таким образом, любой руководитель, в обязанности которого входит принятие важных решений, должен знать и применять закон Парето в своей работе. Это не только позволит ему сэкономить время, но и направит организацию на путь успешного развития.

Расстановка приоритетов по принципу Эйзенхауэра. Расстановка приоритетов - это когда руководитель ежедневно решает, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. И для этого прежде всего нужно спросить себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето 20% задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя внимание, не оказывая при этом большого влияния на цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Чтобы достичь наилучших результатов, руководитель должен потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия - важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования руководителю необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед ним задачи. И тогда у него выстроится иерархичный список, благодаря которому он будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра (рис. 2):

А-приоритет : это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет : важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто нужно регулярно выделять себе время на выполнение дел В и найти им место в своём расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит руководителя к намеченной цели. Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И всё же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

С-приоритет : навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, "умение отправлять делегации") или говорить "нет". С помощью этого выигрывается время для решения важных задач из группы В.

D - п риоритет : сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Можно спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Следует сознательно оградить себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Рис. 2. Расстановка приоритетов

Правильная расстановка приоритетов:

1. Распределить все задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом, отделяется "нужное" от "бесполезного".

2. Помнить: "важное" коренным образом отличается от "срочного". "Важное" приближает намеченную цель, но при этом оно не обязательно является "срочным". "Срочное" же, наоборот, требует непосредственного внимания.

3. Обратить внимание на так называемое "правило преимущества": "важное" стоит перед "срочным". Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Нужно постараться не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинать работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня руководитель не успел справиться со всеми задачами и делами из группы А, то стоит продолжать работу с ними и на следующий день. И не делать других заданий, пока не закончит с первыми.

5. Каждый день работать над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами руководитель должен также думать о своих "стратегических" важных задачах и целях. Только так можно уже сегодня обеспечить себе "завтрашний" успех.

Таким образом, руководитель должен уяснить себе раз и навсегда, что у него никогда не хватит времени на все то, что хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от него остальные. Нужно позаботиться о том, чтобы использовать своё время лишь на действительно важные для руководителя вещи, которые могут приблизить поставленную им перед собой цель. А время можно выиграть лишь в том случае, если научиться говорить "нет" и отказываться выполнять необязательные дела.

Используя закон Парето и принцип Эйзенхауэра в технике личной работы, составляя план на день и контролируя его выполнение в течение дня, руководитель не должен забывать в конце дня подвести итог, как советует Лотар Зайверт, методом "5 пальцев".

2.3 Метод " 5 пальцев " в организации самоконтроля руководителя

Подведение итогов дня по методу "5 пальцев":

Б (большой палец) - бодрость (как себя чувствовал сегодня? что сделал для поддержания и укрепления своего здоровья?);

У (указательный палец) - успехи (чем занимался и каких результатов при этом добился?);

С (средний палец) - состояние духовное (какое у меня преобладало настроение и расположение духа?);

Б (безымянный палец) - благодеяния (помог ли я кому-нибудь? какую услугу оказал, поддержал чем-либо, дал полезный совет? чем порадовал близких?);

М (мизинец) - мышление (что нового я сегодня узнал? какой вопрос обдумал и к какому выводу пришёл?).

Рис. 3. Метод "5 пальцев"

Само собой этот метод не является универсальным. Я считаю, что при необходимости его составляющие можно заменить такими, какие наиболее всего отражают потребности конкретного руководителя, либо дополнить другими.

Но в целом, такой метод позволит руководителю охватить значительную часть важных составляющих его деятельности, а именно: здоровье; достижение целей; позитивный взгляд на жизнь и противодействие стрессам; поддержание авторитета и уважения со стороны подчинённых; самосовершенствование и развитие.

Что касается здоровья и проблем его поддержания, то это тема для отдельного разговора.

2.4 Проблемы при реализации ортобиоза на уровне руководства

Одной из основных проблем при реализации ортобиоза на уровне руководства в нашей стране является нехватка времени. К сожалению, в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имеет руководитель, тем более значительной персоной он кажется. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента. Всегда можно и нужно находить время для физических упражнений, релаксаций и других форм поддержания своего здоровья.

На мой взгляд, наиболее подходящее время для занятий физическими упражнениями, является утро и первая половина дня. Но в то же время этот период характеризуется наибольшей работоспособностью и отводится на решение наиболее важных вопросов. Выходом из этой ситуации является утренняя гигиеническая гимнастика, проводимая дома или в спортзале до начала работы. Помимо специфического влияния, облегчающего процесс перехода от состояния покоя к состоянию активного бодрствования, выполнение упражнений утренней гимнастики увеличивает уровень общей физической активности человека.

Подобные документы

Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.

дипломная работа , добавлен 26.01.2013


Сущность планирования рабочего времени. Эффективное обучение тайм-менеджменту. Анализ планирования рабочего времени руководителя на примере OOO "ФЛИНТ-КCИ" и разработка рекомендаций по его оптимизации. Причины дефицита времени и его инвентаризация.

курсовая работа , добавлен 30.10.2012


Функции планирования на предприятии. Основные обязанности руководителя. Организация труда руководителя, планирование его времени (тайм-менеджмент). Рекомендации для составления недельного плана. Планирование времени специалиста, его обязанности.

реферат , добавлен 08.06.2014


Сущность и характеристика труда руководителя, его отличительные особенности и делегирование полномочий. Основные моменты работы с документами и прием посетителей. Особенности организации рабочего места руководителя. Планирование рабочего времени.

реферат , добавлен 17.10.2010


Специфика и методы совершенствования деятельности руководителя, а так же условий управленческого труда. Практическое планирование совершенствования труда руководителя и экономии рабочего времени на примере ООО "МегаТэкс". Циклограмма рабочего дня.

курсовая работа , добавлен 03.02.2009


Анализ использования времени в работе менеджера, его биологический ритм и пики работоспособности. Фотография рабочего дня и хронометраж. Факторы сокращения потерь рабочих часов. Причины дефицита времени, основные методы тайм-менеджмента в организации.

курсовая работа , добавлен 14.07.2010


Основные понятия, задачи и принципы управленческого труда, факторы, методы и условия его совершенствования. Планирование индивидуальной работы руководителя, взаимосвязь с комплексным планом управления организации. Классификация затрат рабочего времени.

лекция , добавлен 03.02.2009


Рабочее время: понятие, структура и значение. Основные принципы эффективного использования рабочего времени. Причины потерь и рационализация рабочего времени. Проблемы, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя ООО "Раcсвет".

курсовая работа , добавлен 13.12.2012


Сущность и основные задачи учета рабочего времени. Особенности планирования и распределения рабочего времени руководителя. Управление рабочим временем, его контроль. Контроль за использованием рабочего времени как основной способ управления персоналом.

курсовая работа , добавлен 26.07.2010


Организационная структура и управление внутренней средой организации. Специфика мышления и поведения руководителя как условие эффективности управления. Практическое планирование труда руководителя и экономии рабочего времени на примере ООО "Омспецстрой".

генеральный директор

Планы на год составляй весной, планы на день - утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 - 7 часов в день (да, восемь - это уже высший пилотаж!).

Ежедневный план и отчёт - непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Преимущества ежедневного плана для компании

• Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
• Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
• Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

• Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
• Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых - статья в разработке.
• Требования к рабочим отчётам, методика их создания - статья в разработке.
• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “ ”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой - берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, - “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

• Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “ ”.
• Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, - молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
• Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

• Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
• Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

• Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия :

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

• Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
• Планируемые в рамках проектов;
• Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
• Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
• У каждой задачи необходимо указать:
• Название задачи . Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” - повелительное наклонение; “регламент: планирование” - именительный падеж).
• Планируемое время на выполнение . Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
• Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, - обратитесь к своему непосредственному руководителю.
• Краткий план по выполнению данной задачи . Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
• Приоритет . Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, - необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
• Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

• План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
• План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
• Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
• для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов - плановые; 1 час - на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
• для внештатных специалистов - ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
• План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
• Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные - не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 - название задачи; 2 - крайний срок выполнения; 3 - планируемое время выполнения.

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Основные преимущества еженедельного планирования:

• больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
• экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

• Как составлять план?
• Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
• Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
• Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
• План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
• Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
• Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
• Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
• ведь на то задачи и “непредвиденные” -- могут быть, а могут и НЕ быть.
• если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24» .

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач - это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения - прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ ”.

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными , производство же результатов - во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, - это хороший специалист, но плохой руководитель.

Читавшие эту статью, также читали

Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»

Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка

1 Личный ежедневный рабочий график работы секретаря

2 Виды деятельности секретаря, требующие согласования по времени с работой руководителя

3 Критерии разработки совместного графика работы секретаря и руководителя

Организация и планирование рабочего времени руководителя - необходимое и обязательное условие результативного управления.

Организация рабочего времени базируется на основных принципах тайм-менеджмента (time-management) - технологии управления временем. Технология управления временем включает в себя постановку целей и задач, краткосрочное и ежедневное планирование, анализ использованного времени и оценку эффективности планирования.

В этой связи помощник руководителя должен уметь:

Правильно выражать и формулировать цели (краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные);

Корректно выставлять приоритеты при решении задач;

Эффективно выстраивать последовательность мероприятий.

Организация рабочего времени руководителя не может быть осуществлена без понимания помощником значимости различных мероприятий для достижения целей организации, без решения долговременных или текущих задач и определения их приоритетности и срочности. Специалисты в области тайм-менеджмента предлагают классифицировать все мероприятия на 4 категории: важные и срочные, важные и несрочные, неважные, но срочные, неважные и несрочные

Очевидно, что критерий важности является ключевым, т. к. неоправданная задержка решения первоочередных важных дел ведет к наиболее серьезным негативным последствиям. Также практика показывает, что самыми проблемными являются мероприятия категории В (важные и несрочные), т. к. их решение, как правило, откладывается ввиду постоянной необходимости разрешать оперативные сиюминутные вопросы.

Специалисты в области тайм-менеджмента выделяют несколько основных принципов планирования рабочего времени руководителя, соблюдение которых позволит добиться оптимальной организации работы.

Следует по возможности формировать рабочие блоки для крупных или однотипных заданий.

Следует максимально ограждать руководителя от приема посетителей и телефонных контактов во время выполнения им работы, требующей особой сосредоточенности.

Необходимо эмпирически или расчётным способом установить, сколько времени занимают совещания и переговоры с конкретными партнерами.

Включать в планы руководителя стоит только те мероприятия, которые находятся в его компетенции.

Планируя рабочий день руководителя, нужно учитывать индивидуальные (личные) колебания уровня его работоспособности.

Планировать наиболее важные дела следует на периоды повышения работоспособности. Работы рутинного характера (просмотр корреспонденции, письменных отчетов сотрудников) предпочтительнее назначать на послеобеденное время. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Во время спада работоспособности можно уделить внимание консультациям и телефонным звонкам.

При составлении ежедневного расписания руководителя помощник (ассистент) должен непрерывно, систематично и последовательно фиксировать планируемые мероприятия. Как правило, руководители требуют, чтобы отмечались предстоящие телефонные контакты, прием представителей сторонних организаций, переговоры в других организациях, прием сотрудников по производственным и личным вопросам, совещания, презентации и т. д.

Планируя рабочее время руководителя, помощник должен помнить:

В ежедневном плане работы руководителя важно отмечать время начала мероприятия, его предполагаемую продолжительность, учитывать время на дорогу при выездах руководителя на объекты.

Составляя расписание, помощник должен выделить для руководителя определенное время на ознакомление с материалами и документами перед совещаниями, переговорами и т. д.

Секретарь при составлении рабочего расписания должен зарезервировать время и для личных нужд руководителя.

Реальная продолжительность рабочего дня руководителя обычно превышает продолжительность рабочего дня, установленную законодательством. Помощник обязан согласовать с руководителем распределение "сверхурочного" времени, а именно: до какого часа планировать рабочий день, какие мероприятия назначать на это время.

Существенную роль в успешном планировании и организации рабочего времени руководителя играют ежедневные доклады его помощника. Желательно предварительно обсудить с руководителем время, содержание и форму ежедневных докладов (например, беседа о решении текущих задач). В целях оптимизации рабочего времени секретаря разговор с руководителем лучше проводить за час до окончания рабочего дня.

Современные офисные технологии позволяют осуществлять обмен информацией и в электронном виде (по электронной почте). Помощнику (ассистенту) стоит обсудить с руководителем использование электронных коммуникаций в диалоге "помощник - руководитель".

Во время беседы помощник должен доложить руководителю его рабочее расписание на следующий день (в конце недели - на следующую неделю, в конце месяца - на следующий месяц и т. д.). Очевидно, что руководитель вполне может при необходимости изменить свои планы: перенести или отменить намеченные ранее мероприятия, запланировать новые.

В дальнейшем, если руководитель убедится, что его помощник-ассистент четко и рационально планирует рабочее время, не исключена и такая ситуация: прежде чем принять предложение от делового партнера, например, встретиться в определенный день и в определенное время, руководитель предварительно уточнит у своего помощника возможность проведения такой встречи.

График работы секретаря зависит от графика, ритма и стиля работы руководителя. Опытный секретарь с помощью электронного органайзера или специального блокнота, либо на основе электронных таблиц разрабатывает ежедневный совместный график работы с руководителем. На первых порах, возможна разработка двух взаимосвязанных рабочих графика: для руководителя и для себя. И только с опытом работы приходит навык формирования единого графика работы, что является показателем профессионализма секретаря.

ПЛАНИРУЕМ СОБСТВЕННОЕ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

«Секретарь-референт» №8 2012 / Профессия

Одной из основных обязанностей многих секретарей является планирование рабочего времени руководителя. Об этом написано множество статей (и наш журнал не исключение * ), есть специальные курсы, где вас этому научат, а если нет времени или денег – можно задать вопрос на специализированном форуме, и более опытные коллеги помогут вам советами. Казалось бы, эта тема освещена уже со всех сторон и вряд ли можно сказать что-то новое. Почему же мы с вами, гуру планирования рабочего времени, так часто задерживаемся на работе, не успеваем решать поставленные задачи в срок, а порой и вовсе забываем о некоторых делах? Может быть, потому, что, планируя ежедневно рабочее время руководителей, мы забываем про свое собственное?

Легко предвижу возражения: зачем секретарю планировать свое рабочее время, если его график четко привязан к графику руководителя. Составил список задач для шефа, исходя из него – список собственных задач, и этого, казалось бы, достаточно. Зачем выполнять двойную работу?

Да, большинство из нас плотно привязано к графику работы руководителя. Но составляя план работы начальника, вы организуете его время . Для эффективной работы и сохранения собственных ресурсов этого недостаточно: необходимо научиться грамотно планировать свое время . Конечно, секретарю это делать гораздо сложнее, чем другим сотрудникам, но нам не привыкать работать в сложных условиях.

С чего начать? Прежде чем выбирать систему, по которой вы станете организовывать свое рабочее время, хвататься за ежедневник и расчерчивать план, я бы рекомендовала написать список всех ваших обязанностей – не тот, который можно увидеть в резюме или должностной инструкции, а реальный перечень ваших ежедневных (еженедельных, никогда-не-угадаешь-как-повторяющихся обязанностей).

Моя коллега вскоре после возвращения из отпуска позвонила мне со словами: «Ты представляешь, только когда я вернулась на работу и увидела, что там происходит, я поняла, как много я делаю!». Мы часто недооцениваем объем выполняемой нами работы, поэтому нам так тяжело ее планировать.