Документальное оформление операций, связанных с применением ккт. Документы по учету ККМ: унифицированные формы

На основании изменений к закону ФЗ-84, регулирующего применение кассового оборудования при операциях с наличными средствами, организации и предприниматели получили возможность отказаться от ведения части первичной документации, в том числе форм КМ-1 – КМ-9. Большая часть кассовых документов фискализируется. Однако документирование движения наличности в кассовой книге, приходных и расходных ордерах остается актуальным при переходе на онлайн кассу.

После перехода на «умные» кассы ведение первичной документации упростилось в разы. Привычные унифицированные формы и журналы учета, оформляемые ранее на основании требований постановления Госкомстата N 132 от 25.12.1998 и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», после отмены действия с 1 июля 2017 года Постановления Правительства №47 0, стали не обязательными для применения.

К такому выводу пришел Минфин, что отражено в его Письмах№ 03-01-15/54413 (16 сентября 2016 г.), № 03-01-15/28914 (12 мая 2017 г.), № 03-01-15/3482 (25 января 2017 г.), № 03-01-15/19821 (04 апреля 2017 г.).

• Формы КМ-1 – акта, применяемого при обнулении счетчиков ККМ;
• Формы КМ-2 – акта, необходимого для снятия показаний при ремонте кассы и возврате ее в работу;
• Формы КМ-3 – акта, который заполняли при возврате наличности;
• Формы КМ-4 – ;
• Формы КМ-5 – специального журнала, предназначенного для фиксирования данных при применении касс, которые работают без кассира-операциониста;
• Формы КМ-6 – справки-отчета для кассира-операциониста;
• Формы КМ-7 – документ, фиксирующий показания ККТ.

С июля 2017 года предприятия, перешедшие на онлайн-кассы, могут законно отказаться от заполнения таких форм.

Примечание. Субъект предпринимательской деятельности после перехода на новую кассовую дисциплину имеет право в добровольном порядке сохранить старый документооборот. При этом заполняются необязательные документы в произвольной форме.

Форматы фискальных документов

Требования к фискальным документам, которые формируется в процессе эксплуатации онлайн-касс, изложены в п.4 и 5 ст.4.1 ФЗ-84 в новой редакции.

В большей степени они касаются реквизитов чеков и отчетов, а также сроков хранения в ФН, составляющих 30 дней.

Справка. Перед тем, как переходить на новую кассовую дисциплину, стоит ознакомиться с полным перечнем форматов фискальных документов, которые обязательны к использованию, дополнительными реквизитами и требованиями к формированию и обработке отражено в Приказе ФСН N ММВ-7-20/229 от 21.03. 2017 года.

Субъект предпринимательской деятельности в ходе применения онлайн кассы обязан соответствующим образом оформлять нужные фискальные документы в виде:

• Отчета о регистрации – дополнительные реквизиты детально отражены в таблице 7 Приказа № ММВ-7-20/229;
• Отчета, отражающего изменения данных о регистрации, – таблица 7 и таблица 8 ;
• Отчета, открывающего смену, – фактически аналога отчет-Х – таблица 17 ;
• Кассового чека или бланков строй отчетности – таблица 19 ;
• Корректирующих чеков или БСО – таблица 30 ;
• , – аналога отчета-Z – таблица 32 ;
• Отчета, который формируется при закрытии ФН – таблица 33 ;
• Отчет, подтверждающий текущие расчеты, – таблица 18 ;
• Отчет подтверждения оператора – таблица 34 .

Все фискальные документы формируются непосредственно с применением онлайн кассы. То есть у кассира отсутствует необходимость заполнения вышеперечисленной документации вручную.

Важный момент! На разных моделях ККМ формирование фискальных отчетов и чеков (БСО) происходит по различным алгоритмам.

Но все модели онлайн-касс, одобренные ФСН и внесенные в реестр контрольно-кассовой техники , разработаны под требования ФЗ-84 и имеют возможность оформления необходимых фискальных документов.

Для кассира и бухгалтера важно знать не столько содержание каждого документа, так как они формируются программами современной ККТ и автоматически передаются в ФНС, сколько сроки, периодичность и основание для их оформления.

Все фискальные документы на протяжении 30 дней хранятся в памяти ФН. При нормальном соединении с интернетом они в автоматическом режиме передаются с ФНС. Если передача сведений не происходит в течение 30 суток, онлайн касса блокируется.

Поэтому штрафы в большей степени касаются не оформления документации, а не использования онлайн ККТ, как таковой, применения неисправной техники и за отказ от выдачи покупателю электронной версии чека.

Таблица 1. Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс

Обязательные кассовые документы при работе с онлайн кассами

Кассовые операции фиксируются в соответствии с Указом БР № 3210-У от 11 марта 2014 года. После перехода на новые онлайн кассы документооборот сохранился. Все также необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) с занесением сведений в кассовую книгу.

Формы унифицированных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 88 еще в 1998 г. и остаются неизменными и после регистрации онлайн ККМ.

Кассовая книга

В форме № КО-4 – кассовой книге отражается информация о полученных и выданных денежных средствах с указанием реквизитов ПКО, РКО, получателя, вносителя финансов.

Записи ведутся непосредственно в день проведения кассовой операции.

Вести форму КО-4 можно:

• с применением бумажных бланков вручную;
• на компьютерной технике с последующим распечатыванием;
• в электронной форме.

Допускается внесение изменений в кассовые книги, заполненные вручную. Для этого ошибочная запись зачеркивается и вносятся верные сведения. Такие исправления должны быть заверены кассиром, главным бухгалтером.

Важно! В электронные кассовые книги после их подписания вносить правки нельзя.

При наличии на предприятии обособленных подразделений кассовые книги ведутся по каждому из них отдельно.

Если таких подразделений на предприятии нет, необходима одно кассовая книга даже при совмещении налоговых режимов.

Индивидуальные предприниматели вправе оформлять при ведении кассовых операций одну форму № КО-4.

При отсутствии соответствующих записей в кассовой книге предусмотрены штрафы:

• в размере 40 000 – 50 000 руб. на предприятие;
• в размере 4 000 – 5 000 руб. на руководителя, индивидуального предпринимателя.

Приходный кассовый ордер

В форме № КО-1– приходно кассовом ордере (ПКО) отображается получение наличных денег. Бланк состоит из двух частей: непосредственно ордера и отрывной квитанции.

Кассиром заполняются все строки и подписываются обе части документа. К «приходнику» можно прикладывать отчет о закрытии смены, который является первичным документом.

Справка! Распечатывать на онлайн кассе и хранить отчет о закрытии смены не обязательно.

Расходный кассовый ордер

В форме № КО-2 – расходно кассовом ордере (РКО) отражаются выданные из кассы суммы наличных денег.

В разрезе применения онлайн касс РКО оформляется при выдаче кассиру-операционисту разменных купюр и монет.

Денежными средствами называются наиболее ликвидные средства платежа в наличной или безналичной форме. Первые хранятся в кассе предприятия, а вторые — на расчетных, специальных и других счетах в банках в рублях или иностранной валюте. Требованиями, формами и указаниями по оформлению первичной документации по учету денежных средств законодательство, как всегда, изобилует, как и штрафами за их нарушение. Разберемся что и когда надо использовать, чтобы на них не “нарваться”.

Наличные деньги в кассе

Библия любого кассира на протяжении многих лет — это Указание Центробанка о порядке ведения кассовых операций, которое определяет следующие основные первичные документы:

• ПКО (приходный кассовый ордер) КО-1;
• РКО (расходный кассовый ордер) КО-2;
• Расчетно-платежные и платежные ведомости;
• Кассовая книга КО-4;
• Книга учета принятых и выданных наличных денег КО-5 (заполняется при наличии нескольких касс).

Внесение наличных

Оформляется ПКО, при этом кассиру необходимо убедиться в следующем:

• ПКО подписан главбухом или бухгалтером или за неимением таковых — руководителем и сверить подписи с образцом;
• Сумма цифрами и прописью указана верно;
• К ПКО приложены все подтверждающие документы, которые в нем указаны.

Затем кассир принимает деньги и пересчитывает на глазах вносителя, если их сумма совпадает с документами — ставит подпись и печать или штамп и отдает вносителю отрывную квитанцию к ПКО. В противном случае вносителю предлагается довнести недостающее, либо ПКО отправляется на переделку.

Выдача наличных

Соответственно, выдача в большинстве случаев оформляется РКО. Кассиру при этом нужно проверить те же сведения, что и в случае с приходным ордером. Расходный ордер, в отличие от приходного обязательно подписывается руководителем, главным бухгалтером и получателем и содержит более детальные сведения о нем, например, паспортные данные.

Следующим этапом кассир сверяет личность получателя с паспортом (и доверенностью при наличии), подготавливает деньги и передает расходный ордер получателю, который должен без ошибок написать получаемую сумму прописью и расписаться. Затем кассир ставит свою подпись, пересчитывает деньги и выдает их.

Во избежание спорных ситуаций всегда убеждайтесь, что вносители и получатели видят момент пересчета денег!

Есть еще несколько важных особенностей выдачи. Например, выдача под отчет осуществляется на основании письменного заявления получателя с подписью руководителя и указанием срока, в течение которого получатель должен отчитаться.

Выдача заработной платы происходит следующим образом:

• Составляется платежная ведомость с суммами к выдаче;
• Так как не все работники могут получить деньги в один день руководитель определяет срок выдачи (не более 5 дней);
• При выдаче получатели не указывают сумму подписью, только ставят подпись напротив выданной суммы в ведомости;
• В последний день выдачи на всю сумму составляется один РКО без фамилии получателей и подписи, к которому прикладывается платежная ведомость.

На основании всех ПКО и РКО в конце дня составляется запись в кассовой книге, где указывается остаток на начало дня, все движения денежных средств и остаток на конец. Кассир, сверив сумму фактическую с суммой в кассовой книге, ставит свою подпись. Затем данные заверяет главбух (бухгалтер, руководитель) и также проставляет свою подпись. Каждое обособленное подразделение должно вести свою кассовую книгу.

Важно: документы можно исправлять в общем для бухгалтерских документов порядке, но в ПКО и РКО вносить исправления запрещено!

Первичная документация при работе с ККТ

Документация для работы с ККТ в последние годы прошла определенную эволюцию. Вначале было множество форм КМ, обязательных к применению, затем остались несколько, среди которых главной был Журнал кассира-операциониста КМ-4. С введением так называемых онлайн-касс с передачей фискальной информации в налоговые органы, организации и предприниматели освобождены от обязательного применения этой документации.

Первичные документы по учету безналичных средств

Безналичные платежи производить намного удобнее, чем наличные, а в некоторых случаях — это единственный возможный вариант. Основной документ, регламентирующим сферу операций по счетам в банке — Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденное все тем же ЦБ РФ. Оно определяет следующие виды первичных документов:

• Платежное поручение;
• Платежное требование;
• Инкассовое поручение;
• Аккредитив.

Платежное поручение — самый распространенный документ. Все просто: плательщик поручает банку перевести определенную сумму на счет получателя. Таким образом можно отправить платеж другому юридическому лицу, предпринимателю, физическому лицу или в бюджет. Оно составляется на бланке определенной формы с указанием реквизитов обеих сторон и основания платежа.

Ситуация усложняется при переводе средств в бюджет — здесь нужно заполнить дополнительные поля, касающиеся уплачиваемого налога или сбора:

• Статус плательщика;
• Код бюджетной классификации (КБК) налога;
• ОКТМО;
• Основание платежа;
• Период;
• Номер и дата документа, по которому производится перечисление;
• Тип платежа или УИН.

Важно: к заполнению реквизитов на перечисление средств в бюджет надо отнестись очень внимательно, при наличии ошибки придется платить заново. Особенно стоит обратить внимание на счет Федерального казначейства и наименование банка получателя. Другие ошибки не столь критичны — средства в бюджет попадут и их можно исправить путем уточнения платежа, но головная боль с поиском гуляющих по бюджету денег вам гарантирована, так что лучше все дважды проверить и спать спокойно.

Платежное требование — это то же самое, только наоборот, требование получателя к плательщику об уплате. Используется значительно реже, чем платежное поручение, тем не менее существует ряд оснований по которым используется платежное требование.

Чек — распоряжение чекодателя произвести выплату с его счета указанному в чеке лицу. Чаще всего используется для получения наличности с расчетного счета в кассу.

Инкассовое поручение используется для списания средств без согласия плательщика, в основном при списании задолженности на основании договоров или закона.

Аккредитив — это почти то же платежное поручение, только банк отправляет деньги получателю после соблюдения им определенных условий. Используется как средство обеспечения гарантии платежа.

Особенности для предпринимателей

Банковские операции индивидуальные предприниматели оформляют в общем порядке, а вот кассу могут не вести, при условии внесения записей в Книгу учета доходов и расходов.

Вопрос о том, как зарегистрировать ККМ (кассовый аппарат, контрольно-кассовую машину), является актуальным для юридических и физических лиц, которые занимаются розничной торговлей и предоставлением различного спектра услуг и для проведения своей деятельности используют кассовые аппараты.

Согласно действующему законодательству Российской Федерации ККМ должны в обязательном порядке пройти через процедуру регистрации, так как проведение расчетных операций с клиентами и покупателями при помощи незарегистрированного ККМ влечет за собой меры административной ответственности (штрафные санкции – от 30 000 до 40 000 рублей на компанию и от 3 000 до 4 000 рублей на руководителя предприятия ).

Порядок регистрации ККМ детально регулируется положениями следующих нормативно-правовых актов:

• Постановление Правительства, которым утверждено «Положение о применении и регистрации ККМ, используемых индивидуальными предпринимателями и организациями» №470 от 23 июля 2007 года.
• Федеральный закон №54 от 22 мая 2003 года, который регулирует порядок проведения денежных расчетов в наличной форме и расчетов по платежными картам, осуществляемых при помощи ККМ.
• Локальные нормативные акты, издаваемые региональными налоговыми органами.

Когда ККМ не нужен

Однако компаниям не всегда необходимо иметь ККМ. Работать без кассовых аппаратов могут:

Регистрация ККМ в налоговой — пошаговая инструкция

Для предприятий и организаций налоговым органом для проведения регистрации ККМ будет соответствующая налоговая инспекция по местонахождению юридического лица.

Если у юридического лица есть обособленные подразделения, которые также используют кассовые аппараты, то регистрация аппарата проводится в налоговых инспекциях, находящихся по месту учета подразделений предприятия (например, у ООО есть сеть магазинов в разных городах страны, поэтому регистрировать ККМ необходимо отдельно в налоговых инспекциях в каждом городе).

Для индивидуального предпринимателя органом налоговой для регистрации ККМ будет соответствующая инспекция по месту жительства ИП.

Шаг 1. Подача документов

Первый шаг при регистрации ККМ – подача документов. ККМ налоговые органы регистрируют на протяжении пяти рабочих дней с даты подачи заявителем (или его представителем) пакета документов, о получении которых налоговая должна заранее сообщить заявителю. Так, если представители налоговой службы выявят какие-либо недостатки в регистрационных документах (например, неполный пакет документов), то заявитель может их исправить в течение одного рабочего дня с даты получения уведомления от налоговой, в противном случае ему откажут в проведении регистрации ККМ.

Шаг 2. Осмотр ККМ

После подачи заявителем регистрационных документов, налоговый инспектор назначает конкретную дату и время осмотра (проверки) ККМ. Предпринимателю необходимо явится в отделение налогового органа в назначенный день с ККМ, если предприниматель на осмотр аппарата не придет в согласованное время, то ему будет отказано в осуществлении регистрации. Кроме того, на осмотре ККМ с предпринимателем должен присутствовать представитель (механик) Центра технического (сервисного) обслуживания ККМ. Регистрации подлежат лишь те модели ККМ, которые входят в Государственный реестр ККМ, а также снабжены специальным блоком Электронно-контрольной защищенной ленты.

Шаг 3. Выдача регистрационной карты ККМ

После проверки состояния ККМ и рассмотрения пакета документов налоговые органы вносят всю информацию о ККМ в специальную Книгу учета ККМ, а также выдают предпринимателю регистрационную карту ККМ и учетный талон, возвращая оригиналы всех поданных документов. В поданном паспорте ККМ налоговый инспектор делает отметку о регистрации аппарата и регистрирует журнал операциониста-кассира. После чего процесс регистрации ККМ считается оконченным и заявителю разрешено применять в своей предпринимательской деятельности зарегистрированный ККМ.

Процедура регистрации ККМ в различных отделениях налоговых служб может иметь свои характерные особенности. Например, предоставление пакета документов и заявления на регистрацию может проводиться как конкретные приемные дни в порядке живой очереди, так и по предварительным записям в налоговой, что также следует выяснить заранее.

Видео: регистрация ККМ

Документы для регистрации ККМ

Для проведения регистрации ККМ в органах налоговой службы предпринимателю следует предоставить пакет таких документов:

• Паспорт ЭКЛЗ (Электронно-контрольная защищенная лента).
• Заявление от имени владельца ККМ, которое составлено по специальной форме, утвержденной Приказом Федеральной Налоговой Службы от 09.04.2008 года № ММ-3-2/15. Бланк для написания заявления можно получить у представителей местных органах налоговой службы.
• Паспорт модели ККМ, заполненный представителем Центра сервисного обслуживания во время подписания договора на обслуживание (в налоговую предоставляется оригинал и копия паспорта).
• Технический паспорт ККМ (выдают при покупке кассового аппарата).
• Свидетельство о постановке организации или индивидуального предпринимателя на учет в налоговых органах и присвоении индикационного номера налогоплательщика (в налоговую достаточно предоставить копию).
• Договор на сервисное (техническое) обслуживание ККМ в Центрах сервисного обслуживания (законодательством Российской Федерации запрещено использование ККМ без действующего договора сервисного обслуживания). Договор заключается непосредственно с поставщиком ККМ или Центром обслуживания, уполномоченным поставщиком ККМ.
• Доверенность, которая дает право регистрировать ККМ в органах налоговой службы, если регистрацию осуществляет не руководитель предприятия (оригинал доверенности).
• Журнал операциониста-кассира, который составлен по форме КМ-4.
• Договор аренды помещения или любой другой документ, который подтверждает возможность установки ККМ по указанному в заявлении адресу, где будет использоваться аппарат (предоставляется копия и оригинал).
• Свидетельство о проведении государственной регистрации предприятия или организации (ОГРН). В налоговую необходимо предоставить копию и оригинал свидетельства.
• Расчетный счет.
• Журнал по учету вызовов техников-специалистов, который составлен по форме КМ-8.

Кроме того, в налоговой инспекции индивидуального предпринимателя попросят предъявить документ, удостоверяющий его личность (паспорт), а представителя юридического лица – документ, который подтверждает его право действовать от имени компании (например, протокол со всеобщего собрания или решение о назначении единоличного исполнительного органа).

Пакет документов, которые необходимо подать для регистрации ККМ, устанавливается региональными отделениями налоговых служб индивидуально и может отличаться, поэтому, чтобы не затянуть процедуру регистрации, заявителю желательно заранее выяснить в налоговой инспекции перечень обязательных документов.

ККМ продается в нефискальном (нерабочем) состоянии, то есть счетчик, который суммирует выручку, выключен. Даже если аппарат подержанный, фискализацию необходимо проходить заново. Во время процедуры в обязательном порядке присутствуют:

• Сотрудник ЦТО.
• Инспектор налоговой.
• Представитель компании по доверенности.

Фискализация проводится только в тех случаях, когда все документы сданы, в день установленной налоговой службой (в один из 5 дней, когда налоговая регистрирует ККМ).

Перед фискализацией специалист ЦТО:

• Проверяет целостность корпуса ККМ.
• Вводит в память аппарата его заводской номер.
• Программирует ИНН и название предприятия.

Потом налоговый инспектор устанавливает пароль, который защищает ККМ от взлома, после чего сотрудник ЦТО ставит защитную пломбу, и дата пломбирования аппарата вносится в инструкцию КМ-8. Он же ставит свою роспись в техпаспорте и вносит туда номер своего удостоверения.

Пробный ввод суммы (1,11 рубля) на аппарате – это завершающий этап фискализации, позволяющий проверить правильность распечатываемых реквизитов. Налоговый инспектор, используя введенный ранее пароль, снимает пробный Z-отчет. После этого инспектор налоговой и представитель фирмы должны подписать акт о регистрации контрольных счетчиков и переводе всех показаний ККМ на нули. Если все прошло успешно, ККМ присваивается уникальный номер, который заносят в специальный журнал фискализации.

Стоимость регистрации ККМ

Плата за проведение регистрации ККМ в налоговых органах на сегодняшний день не взимается. Ряд Центров сервисного и технического обслуживания аппаратов, а также посреднических юридических фирм представляют компаниям свои услуги по регистрации ККМ в местных налоговых органах, срок регистрации в таком случае занимает всего лишь 2-3 дня. Стоимость подобной услуги – от 4000 до 7000 рублей.

Посредники берут на себя подготовку пакета требуемых документов, покупку ККМ и различные курьерские обязанности.

Если заниматься процедурой регистрации ККМ самостоятельно, то финансовых средств уйдет в разы меньше. Так, необходимо будет заплатить только за покупку ККМ (средняя стоимость от 10 000 рублей) и за договор с сервисным центром обслуживания (от 2000 до 4000 рублей).

Организации и ИП при ведении деятельности, связанной с наличными расчетами или с приемом платежных карт, обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Перед ее эксплуатацией необходимо пройти процедуру регистрации, которая осуществляется в налоговой службе.

Теоретическая сторона вопроса

Несвоевременно оформленный кассовый аппарат или его отсутствие могут привести к штрафным санкциям. Все нормы регулируются российским законодательством, где прописаны необходимость и правила оформления техники.

Зачем нужно регистрировать ККМ?

Регистрация контрольно-кассовой машины должна осуществляется в налоговой службе, согласно места постановки на учет организации, которая обращается в государственные органы.

Процедура является обязательной.

Торговые точки периодически осматриваются проверяющими органами на предмет работоспособности ККТ. В случае нарушений владельцы предприятия могут получить большие штрафы.

Регистрация кассового аппарата – это также гарантия того, что юридическое лицо будет использовать исправную технику, соответствующую принятым критериям. Процесс оформления ККТ связан с заключением договора на техобслуживание с ЦТО. В результате аппарат исправен и проходит регулярные технические проверки.

Требования закона к самому аппарату и регистратору

Согласно законодательству налоговые органы контролируют использование ККМ. Вся кассовая техника должна быть снабжена фискальной памятью, которая хранит данные о продажах.

Государство создало специальный реестр, в котором указаны кассовые аппараты, разрешенные для использования. Каждая модель относится к определенному типу и обозначена область ее применения. Поскольку в реестр постоянно вносятся изменения, то первый шаг перед регистрацией ККТ – это выбор подходящего вида и его покупка.

На сайте ФНС РФ можно найти требования, которые выдвигаются к контрольно-кассовой машине.

Они включают следующие пункты:

1. Аппарат должен иметь фискальную накопительную память, корпус, возможность печати чеков и контрольной ленты.
2. Информация, проходящая через аппарат не должна поддаваться корректировке. Данные должны храниться в течение длительного срока вне зависимости от энергопотребления.
3. Вся информация должна без изменений отображаться на кассовом чеке и контрольной ленте, и сохраняться в фискальной памяти техники.
4. Иметь возможность вносить признаки режима, свидетельствующие о невозможности корректировки данных, проводимых при помощи платежных карт или расчете наличными.
5. Возможность вывода данных, которые зафиксированы на контрольной ленте и в фискальной памяти кассовой машины.
6. Обязательное присутствие часов, отображающих реальное время на чеках.
7. Должна существовать возможность внесения данных о пользователе в фискальную память аппарата или изменений при его перерегистрации.
8. ККТ должен быть исправным, а в случае поломок иметь договор с организацией, предоставляющей техническое обслуживание.
9. Предоставлять возможность работы в фискальном режиме.
10. Соответствовать модели, которая разрешена для использования Государственным реестром.
11. Техника должна быть наделена функцией блокировки при отсутствии на кассовой ленте информации о фискальном режиме.
12. ККМ должен иметь полный пакет документов и отметок: паспорт, инструкцию, идентификационный знак, отметку службы сервисного облуживания, марки-пломбы.

Законом разрешено использование новой кассовой машины или б/у. Наиболее удобно приобретать ее в ЦТО. Это дает возможность ускорить порядок регистрации кассового аппарата в налоговой. С представителями центра заключается договор, что дает его сотрудникам возможность в течение короткого срока подготовить часть необходимых документов.

Регистрация кассового аппарата в налоговой

Порядок регистрации регулируется законодательством, в котором обозначены условия обращения и список подаваемых документов. На практике организации сталкиваются с тем, что налоговые могут требовать дополнительные справки. Чтобы правильно подготовить пакет документов, лучше заранее посетить государственные органы, выяснить график работы и условия оформления.

Для ООО и других юрлиц

Список документов, подаваемых в налоговую службу, одинаковый для юридических лиц и ИП. Отличие состоит в порядке обращения.

Организациям нужно для начала определиться, где будет стоять кассовый аппарат.

Если его место расположения не совпадает с юридическим адресом, указанным в учредительных документах, тогда необходимо регистрировать обособленное подразделение.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели готовят комплект документов согласно действующему законодательству.

При покупке кассовой техники ИП необходимо в ЦТО предоставить следующие данные:

1. ОГРН,
2. контактные данные.

Предпринимателю нужно зарегистрировать в налоговой торговую точку, на которую будет установлен аппарат. Эти действия можно выполнять одновременно с оформлением кассовой техники. ЦТО после приобретения ККМ вводит все необходимые данные в фискальную память, а также подготавливает справки для налоговой.

Документы

Рассмотрим наиболее полный пакет справок, которые могут затребовать сотрудники ИФНС.

При покупке техники и журналов для ведения кассы в ЦТО часть документов подготавливается техническим центром:

1. Договор, свидетельствующий о предоставлении технического обслуживания. Заключается между организацией и ЦТО, выдается в 2 экземплярах. Инспектору необходимо предоставить оригинал соглашения.
2. Паспорт на ККТ и ЭКЛЗ (электронно-контрольная лента защищенная).
3. Учетные журналы: КМ-4 и КМ-8 (для ввода информации кассиром-операционистом и регистрации вызовов мастера при поломках ККМ). Книги должны быть пронумерованы и прошиты.
4. Паспорт, дополнительный лист и марки-пломбы, относящиеся к выбранной модели кассового аппарата.

Также при обращении в налоговую инспекцию нужно иметь на руках саму технику.

Помимо перечисленных документов юридическому лицу следует подготовить:

• свидетельство ОГРН или ЕГРН, ИНН;
• приказ от отдела кадров компании, свидетельствующий о принятии на должность директора, главного бухгалтера и кассира;
• договор аренды фактического и юридического адреса;
• печать организации;
• заявление на регистрацию ККТ;
• доверенность и личный паспорт заявителя.

Индивидуальным предпринимателям к этому перечню следует еще добавить свидетельство о регистрации физического лица в качестве ИП. Если предприниматель оформлял печать, тогда ее обязательно необходимо взять с собой.

Если предприятие не новое, тогда в налоговой могут потребовать справку, свидетельствующую об отсутствии задолженности. Также подойдет последний баланс, который был сдан в ИНФС, документ должен быть с подписью инспектора.

При оформлении доверенности нужно указать паспортные данные и ФИО исполнителя, перечислить список действий и указать № ИНФС, где будет проходить регистрация.

Следующим шаг в процедуре регистрации – это проверка сотрудником налоговой поданных документов и справок. При их соответствии заявитель приглашается в ИНФС для проведения фискализации кассового аппарата. В установленное время необходимо явиться в налоговую, где процесс будет проходить при участии мастера из ЦТО.

Также при себе нужно обязательно иметь:

• заявление с просьбой поставить на учет кассовую технику;
• технический паспорт к ККТ;
• журнал, фиксирующий вызовы специалиста.

Также необходим сам кассовый аппарат, перед фискализацией инспектор должен его осмотреть. Если представитель организации не явится в назначенное время, тогда налоговая инспекция вправе отказать в регистрации ККМ.

Где происходит процедура?

Согласно закону постановка кассового аппарата на учет совершается только налоговыми органами. Лучше заранее узнать правила приема документов. Многие налоговые службы перешли на электронную очередь, что является гарантией посещения кабинета в день обращения. Инспектора, занимающиеся регистрацией техники, работают в определенные часы, поэтому лучше заранее узнать график работы.

Индивидуальный предприниматель обращается в налоговую службу, которая находится по месту регистрации физического лица, на которого оформлено предприятие.

При невозможности лично присутствовать подготавливается доверенность, заверенная нотариально. Лицо, которому поручено оформить ККМ, должно иметь при себе паспорт. Юридические лица также обращаются в налоговую по месту регистрации.

Если необходимо подготовить кассовую машину для филиала, тогда постановка на учет осуществляется в регионе, где находиться торговая точка. По завершению процедуры все данные направляются в отделение, где находится основная организация. На сотрудника, который занимается регистрацией, должна быть выдана доверенность. Она подписывается руководителем компании и скрепляется печатью предприятия.

Сроки и стоимость

Процедура осмотра техники инспектором является отправной точкой в регистрации. Если все в порядке, то сведения о ККМ вносятся в книгу учета, которую ведут в налоговой инспекции. В паспорте к кассовому аппарату инспектор должен обязательно сделать отметку о проведении регистрации. На завершающем этапе заявителю возвращаются все документы, учетный талон, карточка регистрации техники и заверенная книга кассира-операциониста. При правильном заполнении документов процедура регистрации занимает не более 5 рабочих дней .

На сегодняшний день плата за оформление кассовой техники не берется.

На практике регистрация может затянуться на 14 дней. Для ускорения этого процесса существуют организации, которые на платной основе берут на себя обязательства срочного оформления. При регистрации за 1-2 дня компании берут сумму от 1 500 руб. при участии заказчика и от 2 500 руб. при самостоятельном обращении в ИНФС. Стоимость услуги снижается при регистрации большего количества кассовых аппаратов. Так, при постановке на учет 5 ККМ, сумма уменьшается вдвое.

Как быть с подержанным ККМ?

При покупке б/у техники или при смене организации, возникает вопрос, как правильно выполнить регистрацию кассового аппарата?

Процедура включает несколько этапов действий:

1. Снятие с учета ККТ, которая была оформлена на предыдущего владельца. Для этого обращаются в налоговую инспекцию со следующим пакетом документов: заявление согласно формы по КНД 1110021, сам ККМ и паспорт на него, книга КМ-4, карта, свидетельствующая о постановке на учет, соглашение с ЦТО, последний Z-отчет и данные об отсутствии задолженности.
2. После снятия с учета кассовой техники, нужно отправить ее и все документы к аппарату в ЦТО, с которым сотрудничает предприятие.

Дальнейшая процедура регистрации не отличается от постановки на учет новой ККМ.

При покупке б\у аппарата следует знать, что согласно закону существует определенный срок, в течение которого осуществляется его эксплуатация. Этот период составляет 7 лет, со дня регистрации техники.

Можно ли отказаться от регистрации?

Законодательством определены категории, которые вправе отказаться от использования кассового аппарата. Также существуют организации, для которых постановка на учет техники обязательна. К ним относят ООО и ИП, ведущие деятельность в виде розничных продаж в густонаселенных регионах или через Интернет. Также обязательный процесс регистрации выполняют предприятия, ведущие деятельность посредством Интернет и получающие за это прибыль наличными деньгами.

Категории, избавленные от необходимости

Последние нововведения, принятые в отношении работы на контрольно-кассовом аппарате, говорят о том, что отказаться от использования ККТ могут банки и предприятия, имеющие патент.

Вместо чеков разрешается выдавать бланки строгой отчетности.

ИП и ООО, осуществляющие продажу алкогольной продукции в отдаленных местах, где существуют перебои с электроэнергией вправе отказаться от эксплуатации ККМ, при условии, что они предоставляют отчет по ЕНВД.

Организации, работающие по упрощенному режиму налогообложения или предприятия, начавшие свою деятельность с 2019 года, также могут отказаться от ККТ. Но только в том случае, если они оказывают услуги населению, не связанные с розничной торговлей. Получается, что принимать решение об использовании кассовой техники могут не только ИНФС, но и сами налогоплательщики.

Подводя итоги, можно выделить две категории, которые вправе не применять ККТ:

• предприятия, ведущие розничную торговлю в проблемных регионах;
• при оплате услуг и товаров, которые приобретают только по безналичному расчету.

Штрафы

При использовании незарегистрированного кассового аппарата на владельца организации и кассира накладываются штрафные санкции. Руководитель предприятия может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 40 000 руб., кассир – от 3 000 до 4 000 руб.

Регистрация кассового аппарата является обязательной процедурой, которая сопровождается заключением договора с ЦТО и подачей документов в ИНФС. Инспектор вправе отказать в постановке на учет ККТ, в случае неполного комплекта документации и использовании техники, не внесенной в государственный реестр.

ИП на УСНО 15% торговля маслами и запчастями приобрел 2 ККТ на каждом из которых будет работать продавец. Бухгалтерию ИП ведет лично. Вопрос: какие документы необходимо оформлять при работе с ККТ каждому продавцу и ИП с 1 июля 2017 года.

Ответ

Вы вправе требовать от кассиров распечатывать Z-отчет ККТ за каждую смену. Других обязательных документов при работе с кассой для продавцов ИП нет.

Срочная новость от налоговиков: . Читайте в журнале

Так как вы работаете на онлайн-ККТ, то все данные передаете через оператора фискальных данных в налоговую инспекцию. А все отчеты, которые формирует касса, записываются на фискальный накопитель. К этим данным инспекция и так получает доступ. Поэтому после перехода на онлайн-кассы вы вправе не заполнять:

Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-1);

Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма № КМ-2);

Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);

Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);

Справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6);

Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (форма № КМ-7);

Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);

Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

Аналогичные разъяснения следуют из письма ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@ и Минфина России от 16.09.2016 № 03-01-15/54413.

В соответствии с пп. 4.1, 4.6 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У индивидуальные предприниматели на УСН, ведущие книгу учета доходов и расходов по УСН, могут не оформлять кассовую книгу, приходные и расходные кассовые ордера.

Это подтверждают также Письма Минфина России от 17.10.2014 N 03-11-11/52522, ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338.

Если вам удобно вести учет в бухгалтерской программе 1С, то при ведении учета программа сама составляет кассовую книгу, приходные и расходные кассовые ордера.

В кассовой книге (форма № КО-4, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88) программа отражает информацию о том, какие суммы получили и потратили. Указываете в ней реквизиты приходных и расходных кассовых ордеров, получателя или вносителя денег (п. 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Приходный кассовый ордер (форма № КО-1, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88) заполняют, когда получают наличные деньги. Документ содержит две части: сам ордер и специальную отрывную квитанцию. Кассир заполняет и подписывает обе части документа.

Расходный кассовый ордер по форме № КО-2 (п. 6 Указания № 3210-У) составляйте, когда выдаете из кассы наличные.