Общий принцип работы онлайн-кассы и как решать проблемы при её эксплуатации. Что делать при поломке ккт в течение рабочего дня

Без контрольно-кассовой техники ни одна торговая точка не сможет действовать. При поломке кассового аппарата руководитель компании должен обратиться непосредственно в центр технического обслуживания, а затем в налоговую службу, если аппарат не удалось починить. Разберемся, как же определить причину поломки и как отремонтировать самостоятельно технику.

Основные причины поломки ККМ – кто виноват?

Вопрос нахождения виновных в порче кассового аппарата оставим на потом. Рассмотрим, как определить, что техника сломалась.

Обратите внимание на следующие признаки:

1. Не печатаются чеки.
2. Квитанции печатаются не полностью.
3. Не прописываются реквизиты компании.
4. Вносимые данные не сохраняются.
5. Сохраненную информацию невозможно извлечь, прочесть, распечатать.
6. Не включается кассовое оборудование.
7. Не работает клавиатура.

Кстати, технически неисправной технику посчитают, даже если производственная маркировка на аппарате отсутствует, либо повреждена пломба налоговой службы.

Причин сломанной техники предостаточно:

• Износились внутренние детали и части.
• Внешне повредили технику.
• Случилась поломка фискальной памяти.
• Аппарат, в частности принтер, перегрелся.
• Неисправный аккумулятор техники не заменили вовремя.
• Неправильные действия кассира-операциониста.
• Не провели профилактический ремонт оборудования.
• Произошла ошибка программного обеспечения.

Заметьте, что умышленная порча контрольно-кассовой техники может привести к долгим разбирательствам с налоговыми органами . Специалист центра техобслуживания обязан сообщить о том, что техника была сломана, взломана по вине операциониста.

Обычно ломают ККМ для того, чтобы избежать налоговых выплат – память стирается с аппарата, данные никак не восстановить. Конечно же, виновников привлекут к административной ответственности и обяжут выплатить штраф .

Что делать, если сломался кассовый аппарат – первая помощь ККМ

Во многом современном оборудовании, например - , встроена система проверки неисправностей . Кассир-операционист или тот, кто отвечает за технику, должен знать, как запустить самопроверку.

Запомните, лучше это делать перед открытием магазина (далее ведь будете обслуживать клиентов, пользоваться кассой). Так вы будете знать, какие недочеты есть в ККМ и сможете их исправить.

Системы проверяют:

• Подключена ли правильно клавиатура.
• Работают ли индикаторы.
• Достоверен ли блок контрольной информации.
• Правильно ли введены данные программ.
• Исправна ли система.

Если же системы самопроверки нет - не расстраивайтесь, вы сможете самостоятельно оказать первую помощь ККМ.

1. Когда на дисплее видно, что идет обработка какой-либо команды, не смейте выключать аппарат . Дождитесь того момента, когда оборудование завершит операцию само.
2. Если ККМ выключилось, попробуйте подключить заново .
3. Спасательная клавиша «С» может отменить действие ненужной операции , а также уберет высвеченный на экране код ошибки.
4. Техника может быть заблокирована в том случае , если вы попытались войти в режим, предназначенный только для налогового инспектора, либо механика ЦТО. Чтобы разблокировать ККМ, следует выбрать правильный режим и пароль.
5. Не печатаются данные на чеке, если не подходит термобумага. Следует подбирать бумагу по техническим параметрам.
6. Когда ломается принтер , лучше обратиться в службу ремонта.
7. Если аппарат не включается , также позвоните в ЦТО.
8. Когда техника загрязняется , то не стоит чистить ее самостоятельно. Обязательно проконсультируйтесь по телефону со специалистом по ремонту ККМ. Он должен будет осмотреть аппарат и решить, каким образом его почистить.
9. Проверьте подключение к сети аппарата.
10. Если не работают какие-либо детали оборудования , которые взаимодействуют с кассой (например, клавиатуру, дополнительный дисплей), то проверьте разъемы для подключения, переходники, провода.

Не стоит разбирать технику, если вы не знаете ее. Лучше заплатить специалисту ЦТО, чтобы он осмотрел оборудование.

Алгоритм действий кассира, если сломался кассовый аппарат

1. Кассир-операционист, прежде всего, должен сообщить своему начальнику о том, что оборудование сломалось или появилась какая-либо ошибка. Если самостоятельно исправить ошибку не удалось, то стоит обратиться в центр техобслуживания. Специалист должен осмотреть ККМ и сообщить вам о причине поломки и способе устранения.
2. Следующие действия – обращения в налоговую службу , в которой был зарегистрирован аппарат. Заметьте, что обратиться обязательно следует в том случае, когда отремонтировать оборудование не получилось без снятия пломб. Предприниматель должен собрать пакет документов. В него войдут:
3. Заявление о том, что ККМ было отправлено на ремонт . Следует указать в нем данные регистрационной карточки, показания счетчика на начало того дня, когда сломалась техника.
4. Заключение специалиста ЦТО. Обязательно его должны предоставить для подтверждения причины снятия пломбы налоговой, а также, чтобы стояла даты с момента начала и окончания ремонта.
5. После вашего заявления и бумаги с центра техобслуживания , в налоговой службе должны дать разрешение или отказ на снятие пломбы. Конечно, без участия руководителя торговой организации специалист ЦТО может и сам. Он может написать заявление в налоговую и попросить необходимое разрешение. Это следует сделать в течение 3 дней с момента появления неисправности.
6. Оплачивать работу механика, возможно, придется вам . Это в том случае, если техника сломалась по вашей вине. Если же причина другая и ремонт идет по гарантийному талону (он действует обычно не более 18 месяцев), то оплачивать его будет производитель. Специалист ЦТО сам договаривается с поставщиком оборудования.
7. В течение 15 рабочих дней после выдачи разрешения контрольно-кассовое оборудование должны привести в нормальное состояние.

Рассмотрим второй случай – когда ремонт обошелся без снятия пломб . Вы можете не обращаться в налоговую. Но обязательно сохраните документ о том, что касса была в ремонте и магазин не работал в течение этого срока.

У многих предпринимателей возникает вопрос - как же все-таки работать при сдаче в ремонт ККМ? Ответ один: следует иметь запасное кассовое оборудование , иначе работа магазина может быть приостановлена. Конечно же, это дополнительные проблемы с обслуживанием и регистрацией, но если вы хотите, чтобы торговая точка действовала постоянно, то лучше подстраховаться.

Не обязательно приобретать новое оборудование –предлагает б/у оборудование в хорошем состоянии. Оно подходит на замену вашему, новому.

Итак, мы рассказали вам о самых важных причинах, из-за которых возникают неисправности в ККМ, а также подсказали, как действовать при поломках. Если вы не уверены в своих силах, то лучше обращаться к специалистам . Они отремонтируют технику без нарушения правил, и вам не придется выплачивать штраф за неправильную эксплуатацию оборудования.

Около 30% ККТ по России. В Алтайском крае не работало 60% касс, магазины были вынуждены прекратить обслуживание покупателей, ожидая официальных разъяснений.

Аварию ликвидировали. Государственные органы - Федеральная налоговая служба и Роспотребнадзор - выпустили разъяснения для торговых организаций о том, как они должны действовать, если ситуация повторится.

Эта инструкция подготовлена на основании официальной позиции уполномоченных органов, предназначена для владельцев и руководителей магазинов. В тексте говорится о том, что делать при поломке одной или выходе из строя нескольких касс.

Причины поломки контрольно-кассовой техники

Одновременная остановка работы ККТ нескольких производителей в декабре 2017 года произошла впервые со времени введения продаж через онлайн-кассы .

Пострадали аппараты компаний:

АО «ШТРИХ-М»;

ООО «РР-Электро»;

ООО «Тринити»;

ООО «НТЦ «Измеритель».

Причиной поломки стал фискальный накопитель , ответственный за передачу данных о продаже в надзирающие инстанции. Баг в служебной программе накопителя привел к тому, что кассовые аппараты не включались, отказывались выбивать чеки. Производители ликвидировали проблему в течение несколько часов. Итоговое заключение: проблема в конвертации даты 20.12.2017.

Почему-то это число технике «не понравилось», во внутреннем формате накопителя операция «печать чека» стала циклической. В результате ККТ «зависала», потому что не могла закончить операцию. Хотя причина была установлена и устранена, не исключено, что в будущем могут происходить аналогичные сбои, в том числе, по другим причинам.

Порядок действий при сбое в работе кассы

Официальные комментарии к декабрьскому сбою определили последовательность действий розничных продавцов, определили их порядок при единичной или масштабной неисправности кассовой техники. В обоих случаях ритейлеры избегут наказания, штрафов, если вовремя проинформируют надзирающую инстанцию, правильно оформят документы, подтверждающие продажу.

Для начала необходимо установить, по какой причине не работает кассовая техника. А дальше опираться на разъяснения налоговиков, данные по этому поводу.

Первым делом владелец магазина должен уметь отключить аппаратуру, которая вышла из строя, от своей учетной программы. Некоторое ПО позволяет заменить реальную кассу в системе на виртуальную, эмулированную. Это позволит учитывать операции с помощью компьютерной техники, а также оформлять чеки внутри системы и распечатывать их для покупателей.

Правда, они не будут иметь фискального признака, а значит могут выступать лишь аналогом товарного чека. После восстановления работы ККТ, данные из учетного ПО помогут быстро, без ошибок дополнить информацию в фискальном накопителе.

Последовательность шагов для руководства розничной торговой точки при поломках ККТ налоговая службы определила в разъяснительном письме 07.12.2017 №ЕД-4-20/24899. Налоговики посоветовали не останавливать торговлю, разрешили обслуживать клиентов без кассовых аппаратов. Хотя, по общему правилу, ритейлер обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности (БСО).

Если касса вышла из строя, продавец обязан проинформировать покупателей, продолжать рассчитывать их, подкорректировав обычный режим. Вместо стандартного чека, сформированного ККТ, клиентам выписывают товарный чек от руки. Первый экземпляр отдают на руки каждому покупателю. Корешок или копия, сделанная под копирку, остаются в магазине. Кроме того, можно использовать учетную программу для формирования чеков без фискального накопителя.

После ремонта ККТ ритейлеру надо сформировать кассовый чек коррекции по каждой продаже, сделанной во время простоя аппарата. Так будут учтены торговые операции в полном объеме, а число чеков коррекции совпадет с количеством осуществленных продаж, пока не работала касса, совпадет объем выручки.

Самое главное заключается в том, что налоговики настаивают: они должны получить отдельную подробную информацию о произведенной корректировке расчетов, в том числе реквизиты всех чеков коррекции. Только в этом случае магазин может быть освобожден от административной ответственности за неприменение онлайн-ККТ.

Если же выяснится, что о какой-то операции в орган ФНС магазин не сообщил, его оштрафуют по каждому такому случаю. Размер штрафа, предусмотренного статьей 1.5 КоАП РФ, составляет минимум 10 тысяч рублей . Кроме того, за это нарушение налоговики имеют право закрыть магазин на срок до 90 суток.

Как оформить чек коррекции

Ритейлеры справедливо опасаются чека коррекции: в стандартной ситуации его оформляют при обнаружении в кассе излишков наличных. Ситуация, автоматически привлекающая внимание налоговой службы, провоцирующая детальную проверку работы магазина. Она - следствие технического сбоя или человеческого фактора (продавец не пробил товар по ошибке или по злому умыслу).

В любом случае налоговики крайне подозрительно относятся к появлению в отчетности чеков коррекции. Единственное исключение: подтвержденный выход из строя ККТ. К этой ситуации налоговики относятся с пониманием, идут торговцам навстречу. Главное, внимательно подойти к оформлению корректирующих документов.

Чек коррекции содержит только два признака расчета:

1. приход,

2. расход.

Признаков «возврат прихода» и «возврат расхода» в этом документе не предусмотрено, они действуют только при оформлении чека на возврат товара.

Например, если произошла ошибка у кассира: за товар, который стоил 100 рублей, пробили по кассе и взяли с покупателя 150. Для исправления подобной ситуации необходимо пробить фискальный документ на возврат с признаком «возврат прихода». Далее повторно внести товар в ККТ, но уже с правильной ценой.

Однако это возможно лишь в случае, когда ошибка была сразу выявлена. Если же излишки денег в кассе и неверная сумма в чеке обнаружились в конце смены, то кассиру придется оформить корректирующий документ с признаком «приход». Тем самым он узаконит излишки выручки. Кроме того, он должен написать объяснительную и приложить ее к корректирующему чеку.

Только в этом случае ФНС не будет наказывать магазин за нарушение.

Процесс оформления чека коррекции зависит от конкретной модели аппарата и фискального накопителя.

Рассмотрим, как это происходит на ККТ «Атол-90ф»:

1. Первым делом нажимаем клавишу Х;

2. Выбираем тип кассового чека;

3. Нажимаем клавишу ВВ;

4. Вводим сумму операции;

5. Повторно нажимаем клавишу ВВ;

6. Нажимаем клавишу ИТ - операция завершена.

Для других производителей ККТ алгоритм пробития корректирующего фискального документа нужно смотреть в инструкции к технике. Любой продавец-кассир обязан наизусть знать такой алгоритм для кассы, на которой работает.

Важно знать, что оформить коррекцию техника позволяет за любую дату. Поэтому, когда кассу починили, нужно не пробивать все чеки одним днем, а разнести их за все дни, когда она не работала и покупателям выдавали товарные чеки. В таком случае претензий у налоговой возникнуть не должно.

Массовый сбой в работе касс

В другом своем письме от 20.12.2017 №ЕД-4-20/25867@ ФНС России привела порядок действий работников и владельцев магазинов в случае возникновения массового технического сбоя. Налоговики считают, что массовость является дополнительным смягчающим фактором, а значит пользователи совершенно невиноваты в неприменении онлайн-касс и имеют право работать без них.

Для того чтобы избежать привлечения к административной ответственности, магазинам также необходимо оформить операции по кассе, когда ее работа восстановится. Правда, для этого им не нужно пробивать чеки по каждой продаже. Достаточно одного корректирующего чека на всю сумму, неотраженную из-за сбоя.

Никаких сообщений о корректировке расчетов при этом отправлять в налоговую инспекцию не нужно. ФНС получит эти данные от фискального оператора в автоматическом режиме.

Если для корректного продолжения работы техники ей потребуется новая прошивка производителя, владелец кассового аппарата должен сделать это в минимально возможные сроки. Для этого ему необходимо срочно связаться с производителем ККТ и затребовать актуальное программное обеспечение.

Если владелец магазина будет затягивать с этим вопросом, ему придется давать объяснения налоговым органам. При этом ФНС оперирует понятием «неоправданно долгие сроки», но не уточняет, какой период времени под него попадает: несколько часов, дней или недель.

Действия покупателей при сбое в работе касс

Если разъяснения для владельцев магазинов дала ФНС России, то порядок действий покупателей в магазине, где временно не работает касса, определил Роспотребнадзор. В ведомстве настаивают, что в таком случае граждане должны самостоятельно обеспечить защиту своих прав на возврат или обмен товара.

Поэтому рекомендовал фиксировать факт покупки на фото или видео, а также требовать от продавцов выдачи документов, подтверждающих осуществление расчета. Чиновники считают, что такими документами могут быть не только товарные чеки, которые продавцы и так обязаны оформлять в этой ситуации, но и записи в гарантийных документах на товар.

Продавцы не имеют права отказывать покупателям в таких просьбах, а также не должны препятствовать видео- и фотофиксации расчета.

В случае, если в магазине запрещают делать фото или снимать видео, а также не хотят выдавать дополнительные документы, покупатель может обратится с жалобой в Роспотребнадзор, поскольку ведомство намерено держать такие ситуации на особом контроле. Кроме того, владельцы магазинов должны знать, что при необходимости даже отсутствие документальных доказательств покупки не препятствует обмену или возврату товара. В Законе о защите прав потребителей сказано, что установить факт сделки можно с помощью свидетельских показаний.

Как магазинам избежать штрафа при сбое касс

ФНС заверила, что при отсутствии вины магазина в прекращении работы кассовой техники наказывать торговые организации не будет. Однако нужно помнить, что для освобождения от административной ответственности по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ магазин должен своевременно и добровольно проинформировать свою территориальную налоговую инспекцию о сложившейся ситуации.

Ведь в этой статье кодекса прямо указано, что условием неприменения штрафов является совокупность двух факторов:

Торгующая организация заявила о нарушении тогда, когда орган ФНС о нем еще не знал;

Документы и сведения, предоставленные магазином в качестве объяснения, являются достаточными для установления события правонарушения.

Соблюдение этих инструкций позволит магазинам продолжать работать и не нести убытков даже того, когда их онлайн-касса сломалась.

Ремонт ККМ или что делать если не работает кассовый аппарат?

Получить услугу по ремонту кассы, Вы можете в нашем АСЦ "Фиджи-Сервис"

В сфере товаров и услуг необходимой техникой является контрольно-кассовые аппараты. Как и любая техника, кассовый аппарат, может прийти в негодность или сломаться. Поскольку ККМ – техника подучетная, даже небольшой ремонт необходимо производить с учетом соблюдения всех требований.

Ремонт кассовой техники должен производиться только в авторизованных сервисных центрах (АСЦ). Остальные организации, не имеющие сертификат, чьи специалисты не прошли соответствующего обучения, не имеют права заниматься таким видом работ. У АСЦ есть вся необходимая база, включая техническую и ремонтную документацию, запчасти, соглашения с поставщиками ККМ (аккредитация). Ремонтом при этом считаются все действия связанные со вскрытием пломбы и проникновением внутрь кассового аппарата. Выполнение ремонта любой степени сложности производится исключительно при подписании между АСЦ и владельцем ККМ договора технического обслуживания.

Законодательством строго регламентирован процесс ремонта кассовых аппаратов. На него отводится от 36 (при условии, что заказчик и АСЦ находятся в городе) до 48 часов (в сельской местности). Так как во время ремонта нарушается целостность пломбы на кожухе, до и после него необходимо заполнять множество документов, в которых указываются не только причина ремонта и ремонтные действия, но и показания счетчиков на начало и конец операции.

Если виновником поломки кассовой техники не является хозяин аппарата или обслуживающий персонал, для сломанного аппарата предоставляется гарантийный ремонт, который действителен до истечения гарантийного срока. Такой вид ремонта проводится бесплатно. Является ли случай гарантийным – определяет АСЦ. Остальные виды ремонта владелец кассовой машины оплачивает самостоятельно.

Мелкий ремонт подразумевает только работы по смазке и настройке деталей, без замены. По окончании работ ссоставляется акт о выполненных услугах АСЦ и необходимые налоговой инспекции документы. Средний ремонт предполагает замену всех запчастей, кроме блоков и узлов. По окончании сотрудник АСЦ заполняет акт, документы для налоговой инспекции. А также, составляется накладная на передачу замененных элементов и частей ККМ.

Замена блоков или цельных узлов ККТ и является капитальным ремонтом. Это наиболее дорогостоящий вид ремонта. Оформляется этот вид ремонта также как средний ремонт.

Кассовая техника, в основном, перестает работать, если использовать ее не надлежащим образом. Каждая модель кассового аппарата имеет свои условия эксплуатации, указанные в технической документации.

Ошибка на кассе или что делать если сломалась касса?

Ошибка на кассе может выдаваться по самым разным причинам. Если поломку кассы невозможно устранить силами продавца, скорее всего, кассу придется сдать в ремонт.

Возможны также случаи с временной технической неполадкой, вызванной ошибкой кассира или сбоем связи, например. Обязанность налогоплательщика по обеспечению фискализации платежа является не исполненной, если данные о выручке отражены в системе кассового учета, но не внесены в фискальную память.
Поэтому, когда касса выдает ошибку, следует первым делом обратиться в АСЦ, который занимается обслуживанием Вашего кассового аппарата. Специалисты центра смогут дистанционно определить возможную причину поломки кассы и проинструктировать кассира о необходимых действиях.

Кассовый аппарат будет считаться сломанным, если:

• на кассе не печатается чек,
• не прописываются реквизиты компании,
• касса не включается,
• при вводе на кассовый аппарат данных, информация не сохраняется,
• не работает клавиатура кассы,
• квитанции печатаются не полностью.

Если на кассовой технике повреждена марка-пломба ИФНС, аппарат тоже можно считать недействительным.
Кстати, технически неисправной технику посчитают, даже если производственная маркировка на аппарате отсутствует, либо повреждена пломба налоговой службы.

Причины поломки кассы:

• Износ внутренних деталей и частей
• Внешнее повреждение техники
• Поломка фискальной памяти
• Перегрев принтера кассового аппарата
• Неисправный аккумулятор
• Неправильные действия кассира-операциониста
• Не проведен профилактический ремонт оборудования
• Ошибка программного обеспечения

В случае, когда кассовый аппарат был сломан с целью укрывательства и избежания налоговых выплат (с аппарата была стерта память и данные восстановлению не подлежат), виновников привлекают к административной ответственности и обязывают выплатить штраф.

На данный момент, почти все современное кассовое оборудование оснащается системой проверки неисправностей.
Запустив систему, кассир-операционист выяснит:

• Правильно ли подключена клавиатура
• Исправны индикаторы
• Достоверен ли блок контрольной информации
• Правильно ли введены данные программ
• Исправна ли система

Если на Вашем кассовом оборудовании система проверки не установлена делайте следующее:

1. 1. Когда на дисплее видно, что идет обработка какой-либо команды, не выключайте аппарат. Дождитесь того момента, когда оборудование завершит операцию само.
2. 2. Если ККМ отключилась - попробуйте подключить заново.
3. 3. Спасательная клавиша «С» может отменить действие ненужной операции, а также уберет высвеченный на экране код ошибки.
4. 4. Техника может быть заблокирована в том случае, если вы попытались войти в режим, предназначенный только для налогового инспектора, либо механика АСЦ. Чтобы разблокировать ККМ, следует выбрать правильный режим и пароль.
5. 5. Не печатаются данные на чеке, если не подходит термобумага. Следует подбирать бумагу по техническим параметрам.
6. 6. Когда ломается принтер, лучше обратиться в службу ремонта.
7. 7. Если аппарат не включается, также позвоните в АСЦ.
8. 8. Когда техника загрязняется, то не стоит чистить ее самостоятельно. Обязательно проконсультируйтесь по телефону со специалистом по ремонту ККМ. Он должен будет осмотреть аппарат и решить, каким образом его почистить.
9. 9. Проверьте подключение к сети аппарата.
10. 10. Если не работают какие-либо детали оборудования, которые взаимодействуют с кассой (например, клавиатуру, дополнительный дисплей), то проверьте разъемы для подключения, переходники, провода.

Что должен делать кассир, если кассовый аппарат не работает :

1. 1. Кассир-операционист, прежде всего, должен сообщить своему начальнику о том, что оборудование сломалось или появилась какая-либо ошибка. Если самостоятельно исправить ошибку не удалось, то стоит обратиться в центр техобслуживания. Специалист должен осмотреть ККМ и сообщить вам о причине поломки и способе устранения.
2. 2. Следующие действия – обращения в налоговую службу, в которой был зарегистрирован аппарат. Заметьте, что обратиться обязательно следует в том случае, когда отремонтировать оборудование не получилось без снятия пломб. Предприниматель должен собрать пакет документов. В него войдут:
   Заявление о том, что ККМ было отправлено на ремонт. Следует указать в нем данные регистрационной карточки, показания счетчика на начало того дня, когда сломалась техника.
   Заключение специалиста АСЦ. Обязательно его должны предоставить для подтверждения причины снятия пломбы налоговой, а также, чтобы стояла даты с момента начала и окончания ремонта.
3. 3. После вашего заявления и бумаги с центра техобслуживания, в налоговой службе должны дать разрешение или отказ на снятие пломбы. Конечно, без участия руководителя торговой организации специалист АСЦ может и сам. Он может написать заявление в налоговую и попросить необходимое разрешение. Это следует сделать в течение 3 дней с момента появления неисправности.
4. 4. Оплачивать работу механика, возможно, придется вам. Это в том случае, если техника сломалась по вашей вине. Если же причина другая и ремонт идет по гарантийному талону (он действует обычно не более 18 месяцев), то оплачивать его будет производитель. Специалист АСЦ сам договаривается с поставщиком оборудования.
5. 5. В течение 15 рабочих дней после выдачи разрешения контрольно-кассовое оборудование должны привести в нормальное состояние.

Иногда предприниматель сталкивается с тем, что онлайн-касса перестает работать. Происходит это по различным причинам: проблемы с интернетом, электричеством, вирусы, атаки хакеров, ошибки обновления, сбой накопителя. Для устранения проблемы нужно сначала разобраться, чем она вызвана. Исходя из причины определяется дальнейший алгоритм действий. Корректную работу онлайн-кассы нужно восстанавливать в обязательном порядке. По закону предприниматель не может осуществлять свою деятельность без этой системы.

Что делать, если пропал интернет

Информация о платежах размещается в памяти фискального накопителя. Это обязательная мера перед отправкой сведений оператору фискальных данных. И это спасение при возникновении проблем с интернетом. Если данные не отправились сразу же, направить их можно позже, так как они сохранены. Хранятся они до 30 суток. За это время можно устранить все проблемы с сетью.

Если интернет будет отсутствовать в течение более месяца, накопитель данных блокируется. Работа онлайн-кассы останавливается. Следовательно, компания также должна приостановить свою деятельность. Что делать в этом случае? Для снятия блокировки достаточно подключить аппарат к интернету. Сделать это можно до истечения срока годности.

То есть с рассмотренной проблемой справиться легко. Однако блокировка кассы может вызвать вопросы у ФНС. Если сеть пропала лишь в одной коммерческой точке, а не по всему зданию, это может спровоцировать подозрения со стороны контролирующих органов. В частности, компанию могут заподозрить в сокрытии информации. Выполняется внеплановая проверка. Если было обнаружено правонарушение, на фирму накладывается штраф.

Поломка кассы в одной организации

Иногда онлайн-касса не работает только в одной фирме. Это наиболее опасная ситуация, так как налоговые органы могут заподозрить компанию в сокрытии информации. Кассиру, после возобновления работы системы нужно обязательно составить чеки коррекции на бланках отчетности. Если чеков не составлено, компания штрафуется за каждую неучтенную операцию.

Массовые поломки онлайн-системы

Массовая поломка – наиболее простой вариант. К примеру, такая ситуация может произойти при отключении электричества во всем здании. В этом случае не требуется направлять уведомление в налоговую инспекцию. Предприниматель не будет привлечен к ответственности в любом случае. Связано это с тем, что он никак не виноват в произошедшем. Соответствующие указания приведены в письме ФНС №ЕД-4-20/25867 от 20 декабря 2017 года.

Как действовать, если онлайн-касса сломалась

Онлайн-касса может начать работать некорректно. Это внезапные включения и выключения, функционирование с ошибками, предоставление чеков с неправильной информацией. Возникнуть эта проблема может по множеству причин. К примеру, это некачественные компоненты.

Если онлайн-касса функционирует некорректно, использовать ее нельзя. То есть торговые процессы также приостанавливаются. В нормативных актах не предусмотрена ситуация, в которой вместо сломанной системы применяется альтернативная, то есть торговлю придется в любом случае сворачивать.

Как быстро возобновить свою деятельность? Нужно вызвать сотрудников организации, которая обслуживает систему. Самостоятельно делать ничего не нужно.

ВАЖНО! Нельзя заменять чеки бланками строгой отчетности. Делать это возможно только в том случае, если компания предоставляет услуги физическим лицам.

Что делать, если отключилось электричество

Отключение электричества является форс-мажорной ситуации, то есть руководитель никак не может на это повлиять. Действия кассира являются стандартными: приостановка торговли с последующим вызовом представителей обслуживающей фирмы. Если компания желает полностью обезопасить себя от наложения штрафов, нужно выполнить эти действия:

• Подготовка письменного объяснения. В документе указывается информация об обстоятельствах отключения кассы.
• Запрос поставщику услуги. У поставщика нужно попросить подтверждение факта отключения электроэнергии.
• Создание чеков коррекции.

Все эти документы предъявляются при проверке. Это гарант того, что компания не будет привлечена к ответственности на основании статьи 14.5 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ! Чек коррекции предполагает отражение суммы сделки, которая проводилась во время отключения энергии. Создавать его нужно до закрытия смены. В крайнем случае документ формируется на следующий день.

Ответственность за неправильные действия при поломке

Самое важное при отключении онлайн-системы – прекращение торговой деятельности. Если компания не прекратит продажи, она будет оштрафована. Размер штрафа определяется на основании пункта 2 статьи 14.6 КоАП РФ:

• Половина суммы от выручки, которая не проведена через онлайн-кассу (не меньше 10 тысяч рублей).
• Полный размер выручки (не меньше 30 000 рублей).

Если магазин предоставил чек коррекции при проверке, вероятность наложения штрафа минимальна. Что делать, если компания все-таки была привлечена к ответственности? Если фирма имеет все подтверждающие документы, имеет смысл обратиться в суд для оспаривания. Скорее всего, компания выиграет дело. Суды встают на сторону налогоплательщиков в том случае, если:

• компания не виновата в происшедшем и не могла предотвратить отключение системы;
• кассир произвел все необходимые действия: оформление документов, подтверждающих сбой, создание коррекционных чеков.

Главное для предупреждения проблем с налоговой структурой – грамотные действия кассира и руководителя.

Как предупредить некорректную работу онлайн-кассы

Хотя у компании есть высокие шансы избежать ответственности, все равно следует предупреждать проблемы с онлайн-кассой. Сделать это вполне возможно. К примеру, имеет смысл приобрести источник бесперебойного питания. Работать он должен на мощном аккумуляторе. Эта мера позволяет не прекращать торговую деятельность даже при перебоях с электричеством.

Следующий шаг – выбор качественного оборудования для учета платежей, надежного поставщика интернета и коммунальных услуг. Также следует заключать договоры только с добропорядочными поставщиками. Рекомендуется регулярно обновлять антивирус, прошивку.

Что говорят представители ФНС

Рекомендации ФНС приведены в письме №ЕД-4-20/24899. В этом нормативном акте даны советы по поводу действий кассира при внезапном прекращении работы онлайн-системы. В частности, руководителю не обязательно немедленно закрывать торговую организацию. Главное, что он обязан сделать, – направить в налоговую инспекцию заявление о периоде, в котором касса не работала.

Сразу после включения кассы нужно оформить чеки по всем выполненным операциям. Рекомендуется отправить в инспекцию также уведомление о составлении бумаг. В уведомлении прописываются реквизиты этих чеков. В письме указано, что организации рекомендуется запастись дополнительной кассой. Ей можно пользоваться в период поломки основного аппарата.

При выходе из строя новой кассовой техники, сбоях, перебоях с электричеством и отключением Интернета нарушается порядок передачи сведений от ККТ к ОФД. Последний не имеет возможности передать сведения о произведенных операциях в ФНС. В случае возникновения указанных ситуаций необходимо прекратить торговлю, сформировать чек коррекции на неучтенную выручку и предоставить в налоговый орган объяснительную записку по факту неприменения ККТ.

При работе с новыми кассовыми аппаратами возникают ситуации, когда ККТ выходит из строя, происходит сбой или поломка, в связи с чем возникает вопрос, что делать, если сломалась онлайн касса. Официальных разъяснений по данной вопросу нет: есть информация, размещенная на сайте налоговой службы, в которой описан примерный принцип действий при выходе из строя кассового аппарата с функцией передачи данных в налоговый орган.

В случае возникновения накладок, сбоев, неполадок и проблем в работе фискального накопителя или выходе из строя ККТ необходимо придерживаться следующего порядка действий.

• Прекращение работы на онлайн-кассе до устранения неполадок.

Если кассовый аппарат сломался или стал работать с ошибками и перебоями, необходимо прекратить торговлю до восстановления работоспособности кассы. Это позволит избежать проблем с налоговыми органами, связанных с тем, что на законодательном уровне запрещено вести деятельность без применения кассового аппарата (чревато штрафами за неприменение ККТ).

Примечание : не допускается выдача покупателям вместо , бланка строгой отчетности и иного документа, подтверждающего оплату, если это не оговорено в законе.

• Извлечение данных из фискального накопителя.

При поломке ККТ необходимо обратиться за помощью к производителю фискального накопителя с целью извлечения данных с указанного устройства. Специалист не только получит данные с накопителя, но и выделит те, что не были направлены ОФД и не попали в налоговый орган.

Обратите внимание ! Данные на фискальном накопителе хранятся в течение 30 дней и могут быть получены только при обращении к его производителю.

• Запись неотправленных ОФД сведений на электронный носитель.

После того как получены сведения о неоправленных ОФД чеках, данные необходимо записать на флешку, дискету или иной электронный носитель и передать в ФНС вместе с объяснительной запиской.

• Составление объяснительной.

В ней необходимо указать дату и время поломки, вызвавшие ее причины, вкратце описав сложившуюся ситуацию.

Что делать, если после поломки кассы или отключения света торговля не прекратилась

Если касса перестала функционировать, но прием платежей был продолжен, это вызовет вопросы проверяющих, даже несмотря на предоставление объяснений. Позиция налоговых органов довольно жесткая: торговля не может вестись без применения кассового аппарата.

Можно попробовать поступить следующим образом: сформировать на неучтенную выручку чек коррекции. Так же стоит поступить, если данные не попали в фискальный накопитель, но сохранились в учетной системе.