Н ехватка времени — важный вопрос, который беспокоит многих. Всегда хочется сделать больше дел, чем получается. Люди привыкли обвинять сумасшедший ритм жизни и чрезмерную загруженность. Дела постоянно накапливаются и разобраться с ними становится всё сложнее. Не каждый умеет правильно расставить приоритеты, все задачи представляются важными и неотложными. Навыки тайм-менеджмента — грамотного управления своим временем — позволят решить эту проблему.

Что такое тайм-менеджмент?

Это иноязычный термин, который в буквальном переводе означает «управление временем». Звучит некорректно, потому что нам не подвластно его течение. А вот распоряжение личным временем , которого каждому отводится 24 часа в сутки, имеет верный смысл.

Правильное распределение задач в течение дня повышает эффективность и качество жизни. Урегулировать отношения со временем несложно, большинство инструментов известны многим. На деле используют их далеко не все. Такие важные элементы, как определение целей и приоритетов, планирование личного времени, поиск мотивации, анализ потраченного времени часто упускаются из вида.

Развитие информационных технологий порождает новых расхитителей времени: электронная почта, социальные сети, развлекательные ресурсы, аська, скайп, онлайн-игры, видеосервисы… Как остановить минуты и часы, утекающие словно песок сквозь пальцы? выявляет резервы времени, вступая в борьбу с его поглотителями.

Полный отказ от праздного времяпровождения не сделает вас счастливыми. Иногда надо баловать себя ничегонеделанием, это полезно для психического здоровья. Нужно лишь научиться управлять привязанностями. Уменьшение количества поглотителей времени освобождает вас для важной работы или общения с семьёй. Кстати, планированию отдыха в тайм-менеджменте отводится особое место.

Организация рабочего дня

Умение правильно организовать рабочий день важно для всех работников, особенно для руководителей. На их плечи возлагается двойная нагрузка — управление своим временем и постановка задач для подчинённых. Рядовые сотрудники также должны правильно планировать работу, чтобы достичь успеха в карьере.

В настоящее время появился ряд самостоятельных школ тайм-менеджмента , каждая из которых по-своему интерпретирует правила управления временем. В своей основе эти нормы универсальны. Вот несколько таких правил, придерживаясь которых, вы существенно улучшите свои производственные показатели.

Правило 10/90

Производительность труда увеличивается на 25%, если придерживаться заранее обозначенного плана. Утром не нужно ломать голову, с чего начать работу. Постепенное разрешение вопросов и выполнение приоритетных дел позволит существенно сократить затрачиваемое на них время. Об этом как раз и гласит правило тайм-менеджмента под названием «10/90». Суть его заключается в том, что на планирование задачи необходимо затратить 10% времени. В последствии этот вклад сэкономит 90% времени на её решение.

• Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели

Нужно уметь чётко определять наиболее приоритетные задачи, исходя из их важности и срочности. Сложные задачи можно разбивать на мелкие, выстраивая дерево решений. При этом главное не закопаться в мелочах, отдаляясь от конечной цели. Чрезмерное количество подзадач может мешать решению главной задачи.

Принудительная эффективность

• Главное — успевать главное

К выделению самого важного в работе также призывает закон «принудительной эффективности ». Надо чётко себе представлять, что времени никогда не бывает достаточно, поэтому первоначально нужно решать тот вопрос, который в результате принесёт наибольшую выгоду. Каждый выполненный пункт плана рекомендуется вычёркивать. Это не только разгрузит голову, но и принесёт моральное удовлетворение, что даст новый заряд энергии для работы.

Решение неприятных и глобальных задач

• Съешь лягушку и разрежь слона

Не стоит откладывать неприятные дела на потом. Это одна из самых главных ошибок, приводящих к эмоциональному перенапряжению. Съесть лягушку означает в начале дня без всяких размышлений закрыть неприятный вопрос, после чего груз спадёт с плеч и появится хорошее настроение. Новый прилив энергии повысит работоспособность, а оставшиеся дела не потребуют чрезмерных усилий.

Если дело такое большое, что за него никак не получается взяться, то надо «разрезать слона на бифштексы» — разбить большое дело на взаимосвязанные дела «удобоваримого» размера. В научном мире такой подход называется декомпозицией .

Сегодня многие компании стали внедрять технологии тайм-менеджмента . Основные правила организации времени помогают сотрудникам более рационально и правильно им распоряжаться. На данный момент методы и принципы управления временем довольно подробно освещены ведущими российскими и зарубежными авторами. Яркие примеры и множество полезных советов сможет найти каждый желающий, заинтересовавшийся тайм-менеджментом более углубленно.

Грамотная организация отдыха

Управляя рабочим временем, нельзя забывать про организацию отдыха . Непрерывный труд способен измотать даже самого выносливого сотрудника. Для того, чтобы не чувствовать себя уставшим и загнанным, нужно умело планировать кратковременный и периодический отдых. Только ритмичность и максимальное отключение от работы позволит не потерять к ней вкус. К тому же, хорошее отвлечение позволит более эффективно отдохнуть.

Ритм перерывов и переключение внимания

Как показывает снимок рабочего времени, у большинства сотрудников перерывы на отдых складываются стихийно. Они запросто могут отвлечься на звонок мобильного телефона, статью в Интернете, на личный вопрос коллеги. Кофе-пауза, перекур или общение с близкими также носят неритмичный характер. Тайм-менеджмент призывает к планированию отдыха с соблюдением определённых промежутков времени, ведь даже школьные уроки проходят в подобном ключе. На один час работы надо выделять 5-10 минут перерыва.

Переключение внимания улучшает работоспособность. Однообразной и монотонной деятельности необходимо противопоставлять активные упражнения, прогулку или деловую поездку. Если вы долго сидели у компьютера, самое время сделать что-то руками. Даже разговор по телефону может вывести из утомления.

Большому отдыху — подробный план

Грамотная организация отдыха подразумевает не только управление рабочим временем и перерывами. Необходимо тщательно планировать всё свободное время, так как на отдых мы тратим его значительно меньше, чем на работу. Труд формирует профессиональный опыт, а отдых — моральные установки и жизненное восприятие.

Для того, чтобы получать удовольствие от жизни, нужно уметь хорошо отдыхать. Это настоящая проблема для многих людей. После отпуска кто-то себя ощущает ещё более разбитым. Поэтому жёсткий тайм-менеджмент порой является лучшим помощником в грамотной организации и планировании отдыха. Список дел должен быть составлен на каждый день, чтобы впустую не расходовать драгоценное время. Но это вовсе не означает, что в отпуске нужно загружаться бесконечной работой по дому или на даче. Будние вечера, выходные и каникулы по возможности нужно стараться планировать так, чтобы не сожалеть об упущенном времени.

Управление временем молодой мамы

С появлением в семье новорождённого, привычный быт супругов меняется. Новые заботы требуют затрат дополнительного времени. Ухаживая за ребёнком, надо находить время на посещение медицинских учреждений, каждодневные прогулки, развитие и игры. Наличие детей добавляет в навык тайм-менеджмента новую категорию.

Женский тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент для женщин и мам это самостоятельная дисциплина, поскольку на хрупкие плечи всегда возлагается много специфических обязанностей по дому и по уходу за детьми. Разрываясь между домашними делами, молодая мама не успевает всё переделать. На себя времени и сил практически не остаётся. Для отчаявшихся женщин тайм-менеджмент является спасительным кругом, приносящим моральное облегчение и высвобождение временных резервов.

Грамотная организация домашних дел и уход за малышом позволит молодой маме сделать так, чтобы в доме царил порядок, на плите был приготовлен обед, а ребёнок рос, ощущая внимание и заботу драгоценного человека. При этом важно, чтобы мама оставалась ухоженной и любимой женщиной. Для этого нужно выработать гибкий распорядок дня, согласно изменению режима сна и бодрствования малыша.

Управление временем для молодых мам включает в себя многие стандартные техники тайм-менеджмента, так как уход за детьми по своей нагрузке сопоставим с рабочей деятельностью. Правильная комбинация правил и приёмов подружит женщину со временем, привнося в жизнь новые краски и удовольствие.

Игра родных с детьми — отдых для мамы

Молодой маме надо уметь принимать помощь родителей. Первым помощником в домашних делах должен быть муж. Детям нравится проводить время с папой, бабушкой и дедушкой, не стоит их в этом ограничивать. Любая забота со стороны родных это дополнительный резерв времени . Нужно благодарить родных за проявленный интерес и помощь, но и не забывать хвалить себя. Это должно стать важным правилом, которое будет приносить личную удовлетворённость и самоуважение. Ведь нет ничего почётнее, чем воспитание и становление ребёнка на ноги.

Особенности тайм-менеджмента для детей

Детским временем в основном управляют родители. Именно взрослые устанавливают режим для ребёнка , отводят время на игры, определяют задания по дому, записывают их в кружки, контролируют выполнение школьных заданий.

Чтобы ребёнок вырос организованным, родителям нужно приложить усилия, в том числе и в работе над собой. Часто бабушки и дедушки, да и сами родители «инвалидизируют» своё чадо, отказывая детям в приобретении самостоятельности.

• больше свободы — больше ответственности

Постепенно расширяйте границы свободы для ребёнка и одновременно ограничивайте своих пап и мам в чрезмерном опекании внуков. С расширением свободы надо увеличивать и персональную ответственность. Любой человек, даже маленький, должен научиться самостоятельно организовывать своё время.

Игровой подход

Дети новую информацию усваивают намного быстрее, когда она подаётся в игровой форме . При таком подходе не бывает скучно, а ребята с охотой выполняют предлагаемые задания. К примеру, в качестве игрушки может быть выбран таймер, с помощью которого ребёнок научится выполнять поручения, не превышая установленного времени. С помощью картинок или рисунков можно рассказать о режиме дня и попробовать составить наглядный список ежедневных дел.

Взрослые, прежде чем приступить к обучению детей, должны взглянуть на себя со стороны и дать себе объективную оценку. Обучение будет эффективным только на личном примере , когда родители сами умеют грамотно организовывать своё время, составлять чёткие планы и придерживаться установленного распорядка дня. В этом случае дети потянутся за родителями и с удовольствием будут им подражать.

Соблюдение последовательности

Дети быстро привыкают к определённому режиму, соблюдение которого выступает для них своеобразной гарантией безопасности. Нарушение уклада может вызвать чувства волнения и тревоги. Именно поэтому соблюдение последовательности определённых действий так важно для детей. Родители должны строго следить за этим, не уклоняясь при этом от выполнения обозначенных планов.

Приучение к планированию

Важным этапом в процессе обучения детей тайм-менеджменту является приучение их к планированию своего времени. Для малышей нужно проговаривать вслух порядок действий, отмечать, что выполнено, а что нужно сделать дальше. Дети школьного возраста должны самостоятельно уметь составлять списки дел и планировать личное время .

Система поощрения

Обучая детей тайм-менеджменту, взрослые обязательно должны разработать систему поощрения . Желательно, чтобы она была наглядной и понятной даже малышам. Можно за выполненные дела поощрять наклейками или выставлять оценки. Используя накопительную систему, можно определить более значимую награду. Родители обязательно должны не забывать хвалить детей за успехи и их достижения, пусть и небольшие. Это будет хорошим стимулом развития, который со временем перерастёт в реальные навыки.

Тайм-менеджмент и лайф-менеджмент

Как мы отмечали в начале статьи, термин «тайм-менеджмент» в строгом смысле не совсем корректен. Время течёт безотносительно того, хотим мы им управлять или нет. Мы можем лишь эффективно справляться со своими делами, что в итоге даёт экономию времени нашей жизни . Существует менее распространённый, но более подходящий термин - лайф-менеджмент , или управление своей жизнью. Поэтому мы и назвали статью «Тайм-менеджмент — управление временем своей жизни ».

Как бы мы ни называли этот полезный навык, он жизненно необходим каждому человеку. Кто называет планирование скучным делом, упускает из виду обратную сторону. Неужели интересней жить без цели, плыть по течению в неизвестном направлении, утопая каждый день в хаосе неразрешимых дел? Достойно ли тратить драгоценное время на малоэффективную работу, обделяя близких своим вниманием?

Раньше говорили, что время - это деньги. Теперь всё чаще говорят, что время - дороже денег ! Побольше денег в информационном веке можно заработать в любой момент, а упущенное время потеряно навсегда, это невосполнимый ресурс.

Зачастую люди, уделяющие повышенное внимание развитию своей карьеры, сталкиваются с серьезной проблемой: для всех служебных обязанностей не хватает и 24 часов в сутках.

Помочь справиться с этим могут современные технологии тайм-менеджмента , которые позволяют правильно организовать свое рабочее время и тем самым повысить профессиональную эффективность.

Тайм-менеджмент – наука о времени

Тайм-менеджмент (в пер. с англ. - «управление временем») - наука о методах определения того, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Ее возникновение относят к 60-м годам XX века.

Тогда в странах Запада благодаря развитию бизнеса стремительно ускорился темп жизни. Резко возросла нагрузка у людей, занятых в сфере управления. Они начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени. Постепенно процесс распространился и на остальные категории служащих.

Чрезмерная занятость, утрата работоспособности и увеличение стресса у многих людей привели к появлению новой науки - тайм-менеджмента , в основу которой было положено не стремление успеть все и сразу, а принцип достижения максимального результата за минимальное время. Главным инструментом для этого стало планирование .

Эффективный план – ставим цели

Чтобы составить эффективный план , нужна цель. Выясните, чего вы хотите достичь, а потом устанавливайте четкие временные рамки: когда именно вы планируете добиться желаемого. В тайм-менеджменте выделяются краткосрочные и долгосрочные цели. Они определяются в зависимости от срока реализации. Если первые могут существовать на бумаге в виде текущей задачи на день, например позвонить десяти клиентам, то вторые - на год и более вперед, допустим, продвинуться по карьерной лестнице.

По словам Брайана Трейси, бизнес-консультанта и автора бестселлеров по повышению персональной эффективности, если решение проблемы занимает слишком много времени, чтобы разобраться с ней зараз, стоит разбить ее на несколько этапов, а те, в свою очередь, на подэтапы. Каждому из них нужно отвести время. Затем составляется план, и вы, следуя ему, будете переходить от одной задачи к другой. А то, что вы делаете, шаг за шагом приближает вас к заветной цели.

Определив вашу долгосрочную цель, все ее этапы и подэтапы, начните фиксировать планы на каждый день. Чтобы исписанный лист был не просто бесполезным перечнем дел, стоит ориентировать его на результат. Например, пишите в списке не «составить отчет», а «отчет составлен», чтобы по окончании процесса можно было поставить рядом с записью жирную галочку. Это сильное мотивирующее средство. Четко сформулируйте итог, которого вы хотите достичь при решении задачи.

Принцип Парето – 20 против 80

Иногда перечень рабочих дел настолько обширен, что вы рискуете не уложиться в стандартные 8 часов. Поэтому лучше расположить дела в порядке срочности и важности. В случае наличия срочных дел рутинную работу отложите. Классики тайм-менеджмента считают, что большинство людей не достигают карьерных высот вовсе не из-за меньших способностей, а потому, что не умеют выделять главное.

Эту идею наглядно демонстрирует правило, выведенное итальянским экономистом и социологом Вильфредо Парето: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата». Так что рекомендуется выделить те 20% дел, которые обеспечивают максимальный эффект, и начинать свой день с них.

Не забудьте показать руководству составленный план. Даже если ваш руководитель не увлечется тайм-менеджментом, как и вы, он будет в курсе, какие наиболее горящие служебные обязанности вы выполняете в первую очередь, а какие - откладываете. А также сможет повлиять на план и помочь вам определиться с приоритетами. Благодаря этому не возникнет несогласованности в работе.

Матрица планирования Эйзенхауэра

Чтобы составить эффективный план своих целей и задач, воспользуйтесь матрицей планирования Дуайта Эйзенхауэра , 34-го президента США. Он занимал этот пост с 1953 по 1961 год. Она предусматривает четыре варианта комбинаций по параметрам: срочное, не срочное, важное, не важное.

Составьте список этих обозначений напротив каждого дела. И оцените временные затраты для их выполнения. Отсортируйте дела по степени важности и держите таблицу перед глазами, чтобы сосредоточиться на главном.

Оставьте «запасное» время

По мнению Глеба Архангельского, классика российского тайм-менеджмента, при планировании дня нужно рассчитывать не более 60% времени, а 40% - так называемые буферные зоны - оставлять на случай возникновения срочных и непредвиденных задач. Форс-мажор есть всегда, это тоже нужно учитывать. И не стоит расписывать свой день минута в минуту, такой план все равно не сработает.

В случае если неожиданных задач не возникло, займитесь выполнением важных, но не срочных дел. Например, разберите бумаги в своем столе - если договоры с клиентами сегодня вам не нужны, это не значит, что они вскоре не пригодятся. Так вы решите проблему до того, как она станет горящей и потребует вашего времени в самый неподходящий момент.

Ну, а если этот подход не позволит избежать форс-мажора (например, у вас возникает необходимость отправиться на срочную встречу, которая займет половину рабочего дня), то следует:

• Поручить часть запланированных дел другому сотруднику, если у вас есть помощники.
• Перенести дела на более поздний срок (полностью или частично).
• Отклонить задачи.

При составлении плана в первую очередь выделите «жесткие» задачи, которые должны осуществляться в строго определенное время, например встречи.

Следите за тем, чтобы они не были запланированы строго друг за другом, без временного интервала. Ваш партнер или клиент может опоздать, встреча - затянуться, и это потянет за собой смещение всех остальных задач.

Организация времени руководителя

Организация рабочего дня для управленца имеет свои особенности: это общение с подчиненными, постановка задач, контроль и разрешение конфликтов между сотрудниками.

Посреди всего этого хаоса нужно сосредоточиться на проблемах и решать их эффективно. Классики тайм-менеджмента на этот счет дают четыре совета:

• Не назначайте на день более четырех встреч, иначе вы вряд ли сможете действовать эффективно.
• Делегируйте полномочия: если вы выполняете работу, которую мог бы сделать сотрудник вашего отдела, и его час времени стоит дешевле, чем ваш, - значит, вы зря расходуете деньги компании.
• Установите еженедельные часы приема подчиненных - политика открытых дверей отучает сотрудников от самостоятельности и ведет к неразумной трате времени.
• При планировании рабочего дня создайте условия для того, чтобы сосредоточиться на решаемой проблеме хотя бы в течение двухтрех часов.

Метод ограниченного хаоса

При реализации плана с краткосрочными целями, как правило, проблем не возникает. А вот с длительными могут возникнуть сложности, особенно если таких проектов несколько. Трудно держать в голове множество деталей. В то же время регулярная работа над мелочами отнимает время и не дает сконцентрироваться на главном. Выход - «метод ограниченного хаоса», описанный в одноименной книге Глеба Архангельского.

Для каждого проекта заведите отдельную папку и помещайте туда все относящиеся к теме материалы. Периодически вспоминайте о них и просматривайте. Носите с собой маленький блокнот для записи мыслей. А затем распределяйте записи по папкам. Когда придет время обработать материалы, у вас уже будет несколько хороших идей или решений.

Для очень сложных и долгих проектов, когда предстоящая работа психологически подавляет вас своими масштабами, эффективен метод «швейцарского сыра».

Он основан на том, что к делу нужно приступать постепенно, проделывая в задаче «дырки» наподобие тех, что видны на срезе швейцарского сыра. Таким образом вы начнете ощущать движение вперед, появится мотивация продолжать решение задачи до получения необходимого результата.

Контроль управления временем

Все вышеперечисленные функции тайм-менеджмента будут не столь эффективными, если не проводить контроль.

Он охватывает три задачи :

• Осмысление физического и эмоционального состояния.
• Сравнение запланированного с результатом.
• В случае необходимости корректировка плана.
• Эта несложная процедура поможет лучше понять, чего вам удалось добиться и какие шаги стоит предпринять для наилучшей организации рабочего времени.

«Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем».

Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмен т – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм - менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм - менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

История возникновения тайм - менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм - менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

• Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
• Постановка, формулирование и определение цели.
• Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
• Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
• Составление списков дел, которые необходимо сделать.
• Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Э.Юнг

• Достигает поставленных целей.
• Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
• Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
• Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
• Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
• Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
• Всегда имеет четкий план действий.
• Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм - менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм – менеджмент . Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм - менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм - менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем – определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• Нет расписания работы на день.
• Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
• Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
• Если управляющий не умеет распределять обязанности.
• Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
• Если работники не соответствуют своим должностям.
• Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
• Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм – менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

1.Основное правило тайм - менеджмента – правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2.Второе основное правило тайм – менеджмента – приоритизация.

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3.Третье основное правило тайм – менеджмента – это планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм – менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели .

• Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
• Ведите записи.
• Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
• Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
• Всегда носите с собой ручку и блокнот.
• Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
• Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
• Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
• Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
• Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
• Выделяйте время на самосовершенствование.
• Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место , обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить , сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть:

• Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
• Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Чарльз Дарвин однажды сказал: «Человек, решивший растратить хотя бы один час своего времени, ещё не дорос до того, чтобы понимать всю ценность жизни». Некоторые люди, особенно предприниматели, имеют похожее мировоззрение. Они стремятся использовать каждую минуту с максимальной пользой, решая важные задачи и двигаясь в направлении своей цели.

Но так поступают не все. Некоторые люди боятся времени. В результате они откладывают дела и начинают ненавидеть себя. Если вы относитесь к этой группе, используйте перечисленные 12 советов по управлению временем. Как только вы приучите себя следовать им, вы станете более продуктивным и больше не будете попусту терять время.

1. Определи свои цели и следуй им

Сформулируй свои долгосрочные и краткосрочные личные и бизнес-цели. У тебя в голове должна быть чёткая картинка и понимание того, чего ты действительно хочешь.

Далее совершай только те действия, которые направлены на достижение твоих краткосрочных и долгосрочных целей. Охраняй своё время, как ястреб, и перестань тратить его на те вещи, которые вовсе не имеют значения. Твой день должен включать в себя только те действия или задачи, которые будут либо приносить доход, либо служить для развития.

2. Создай и используй списки

Чтобы стать мастером тайм-менеджмента, начни создавать и использовать списки.

Чтобы не усложнять тебе жизнь, предлагаю сфокусироваться на создании этих четырех списков:

• Ежедневный график . Создай годовой календарь-каркас, которого ты будешь придерживаться в повседневной жизни.
• Списки дел. Не нужно усложнять. Это базовый список тех дел, которые нужно сделать. Включи в него три или четыре наиболее важные и неотложные задачи.
• Список контактов с людьми. Это люди, с которыми нужно списаться по электронной почте или созвониться. Чтобы сделать этот список более эффективным, составляй его в порядке приоритетности.
• Список для совещаний. Этот список содержит заметки и напоминания о том, что нужно обсудить с командой (коллегой, другом) во время встреч.

Можешь дополнить или сократить этот перечень. Суть идеи в том, что ты должен иметь свою собственную систему списков и регулярно работать с ней, чтобы максимально эффективно использовать свое время.

3. Следуй правилу 80/20

Закон Парето (принцип Парето, принцип 20/80) - эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата».

В приложении к тайм-менеджменту идея состоит в том, что 80 процентов твоих результатов достигаются благодаря 20 процентам твоих действий.

Например, ты просматриваешь свой список дел. У тебя есть 10 пунктов, часть из которых нужно вычеркнуть. Используя правило 80/20, ты оставляешь два первых пункта, потому что эти действия будут иметь максимальную отдачу.

Мало того, что принцип Парето помогает уделять первоочередное внимание самым важным вещам, его невероятно просто применять. Просто определи и сосредоточься на нескольких целях и действиях, которые наиболее значимы для твоего развития и успеха. Со временем ты заметишь, что исключая большинство пунктов из своего списка, ты одновременно увеличиваешь свою продуктивность.

4. Съешь лягушку

Марк Твен однажды сказал, что если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади.

Итак, что же такое «лягушка»?

Это важная задача, которую ты откладываешь, даже если ничем не занят.

• Если перед тобой стоят две важные задачи для решения какой-то проблемы, начни с самой большой, сложной и важной.
• Заведи привычку расправляться с основной задачей утром, когда у тебя больше энергии, и твоё внимание ещё не притупилось.
• Работай с этой задачей пока она не будет завершена.
• Начинай с самых важных задач и завершай их. Благодаря этому твой организм будет вырабатывать эндорфины, которые помогут сформировать «положительную зависимость».

Продолжай практиковать эту технику, пока не овладеешь ею в совершенстве.

5. Просто скажи «нет»

Иногда мы берём на себя непосильную ​​нагрузку просто потому, что не умеем говорить “нет”. Нам кажется, если мы откажемся, то перестанем быть нужными, клиенты найдут кого-то получше нас, а коллеги перестанут относится к нам с симпатией.

Правда заключается в том, что если ты хочешь управлять своим временем, первое, что ты должен сделать – научиться говорить «нет». Бери на себя только те обязательства, на которые у тебя есть время и которые для тебя действительно важны. Твоя честность и открытость станет достаточным поводом для уважения и понимания со стороны клиентов, коллег, друзей и семьи.

6. Не отвлекайся

Поэкспериментируй. Отследи количество перерывов в работе, которые возникают в течение дня. Сколько раз коллеги или члены семьи прерывают тебя? Как часто ты бросаешь работу сам и проверяешь свой телефон или компьютер?

7. Проводи меньше встреч

Бестолковые встречи отнимают у нас 31 час в месяц .

Конечно, иногда нам действительно просто необходимо посетить какую-то встречу. Постарайся свести их количество к минимуму. Электронная почта и чат смогут в этом помочь. Таким образом, ты сможешь потратить больше времени на работу над более важными задачами.

8. Используй время ожидания

Если ты начнёшь отслеживать, как проводишь свое время в течение недели, то заметишь, как много времени уходит впустую. Твоя ежедневная поездка в метро, ​​очередь в магазине и т.д. Вместо того, чтобы вычёркивать это время, используйте его: думай, читай или слушай подкаст.

Так, создатель легальных триллеров Скотт Туроу написал свой первый роман во время утренних поездок в метро. Даже если они занимали всего 10 минут в день.

То время, которое обычно люди тратят впустую, может послужить для чего-то значимого.

9. 4D

Фильтрация всех входящих запросов с использованием подхода 4D является одним из наиболее эффективных способов управления временем.

• Удалить (Delete) . Сканируй свой почтовый ящик в поисках нежелательных писем. Вероятно, многие из них можно удалить, не открывая. Проще говоря, если письмо не представляет никакого значения, удали его. Это особенно полезно при возвращении из отпуска или командировки.
• Делегировать (Delegate) . Если есть задача, которую может выполнить кто-то другой, делегируй её. Большинство административных задач могут быть переданы на аутсорсинг. Виртуальный помощник может отвечать на электронные письма. Бухгалтер может содержать документацию в порядке. Можно попросить сотрудника запланировать встречу и составить повестку дня. Сэкономленное на мелочах время можно использовать для чего-то более важного.
• Отложить (Defer) . Некоторые задачи могут быть выполнены позже. Например, если ты получил приглашение на свадьбу, не нужно сразу бронировать номер в гостинице. Выдели для этого свободное время в ближайшие выходные.
• Сделать это (Do it) . Иногда нужно просто сделать это. Например, если в почте есть срочное и важное сообщение от клиента, прочитай и ответь. Опять же, для этого нужно хорошо понимать свои приоритеты.

10. Заблокируй своё время

Потрать минутку и просмотри свой календарь на предстоящую неделю. Сколько времени осталось свободным?

Это то время, которое ты должен заблокировать. Гарантируй себе, что в календаре будет немного свободного времени. Помимо прочего, такая блокировка не даст тебе возможности взвалить на себя лишние обязательства.

Используй блокировку времени для организации своей повседневной жизни. Например, каждое утро у тебя запланировано время для упражнений, приведения себя в порядок, работы с электронной почтой. Далее можешь заблокировать время между восемью часами утра до полудня для работы. Во второй половине дня установи блоки для расслабления среди обязательных задач и запланированных встреч.

11. Сформируй пакеты задач

Проще говоря, это дозированная работа над группой аналогичных действий. Например, вместо того, чтобы отвечать на электронные письма в течение дня, читай и отвечай на них в определенное время. Таким образом, ты не будешь прерывать свой рабочий процесс.

Преимуществом этого подхода является ещё и то, что разные задачи требуют включения разных типов мышления. Когда ты перестанешь неосознанно переключаться с задачи на задачу, ты сможешь организовать ежедневный хаос работы со входящими и развить качественное внимание.

12. Позаботься о себе

Полноценный ночной сон, тренировки и здоровое питание сделают тебя энергичным, целеустремлённым и выносливым, что позволит максимально эффективно проживать каждый день.

Запомни, только ты можешь вывести свою жизнь на качественно новый осознанный уровень.

Как ответить на следующие вопросы на собеседовании: Как вы управляете своим временем? Как вы планируете свой рабочий день? Какие техники и методы вы используете в планировании? Приведите примеры того, как вы используете навык тайм-менеджмент, чтобы успешно справиться с поставленной задачей.

Все ответы на эти вопросы вы узнаете, прочитав эту статью.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это совокупность знаний, умений и навыков, благодаря которым человек умеет расставлять приоритеты, точно планирует свое время, тем самым, повышая свою личную продуктивность в организации своего рабочего времени.

«Пока вы не можете управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим» Питер Друкер

1. Перфекционизм
2. Прокрастинация
3. Недостаток знаний
4. Отсутствие необходимых инструментов и ресурсов

1. Перфекционизм очень сильно затрудняет выполнение задач точно в срок. Многие считают, что это качество является сильной стороной, однако именно постоянное стремление к совершенству и неудовлетворенность полученными результатами является одной из причин неэффективного использования времени. Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», вы экономите значительные ресурсы для других дел. Есть такое выражение: «перфекционизм — это зло», конечно, все это довольно относительно и в каждой отдельной ситуации можно по-разному оценивать данную характеристику личности, однако, несомненно в рамках тайм-менеджмента: пефрекционизм — это ЗЛО!

2. Прокрастинация — постоянное откладывание дел на потом, нежелание выполнять определенные обязанности. В лексиконе прокрастинирующих сотрудников доминирует слово «ЗАВТРА». Про таких людей, очень хорошо сказал Стив Джобс: «Бедный, неудачный, несчастливый и нездоровый — это тот, кто часто использует слово «завтра».

Избавить вас от перфекционизма и прокрастинации я не смогу, моя цель — дать знания, предоставить лучшие техники и методики, познакомить с ресурсами и инструментами для овладения навыком тайм-менеджмента. А будете вы использовать полученную информацию или нет — все зависит исключительно от вашего желания. Однако после прочтения этой статьи, вы уже никогда не будете прежними.

Для начала предлагаю определить свои навыки управлением временем. Пройдите

Когнитивный диссонанс заключается в том, что с одной стороны, мы не можем управлять временем, как таковым. Ведь, именно время мы не можем контролировать и кажется, что именно время управляет нами, а не мы им. Мы привыкли воспринимать время как нечто вечное и безграничное. Кажется, что его всегда много. С другой стороны, время — это один из самых ценных ресурсов, которые есть у всех нас. Важно понимать, что у времени есть свои границы, каждый день — это сосуд определенной вместимости, который вы наполняете делами. Можно заполнить его бесполезными делами, а можно заполнить делами, которые работают на ваши задачи и ведут вас к конечной цели.

Мы можем управлять собой, тем как мы планируем свой день, и как мы расходуем свое рабочее время. Разумное, продуктивное и экономное использование этого ресурса является важной составляющей частью оценки сотрудника.

Эффективность использования времени можно достигнуть двумя способами :

1. Достижение значимых результатов за счет экономии времени. Это означает, что вы умеете добиваться выполнения задачи за минимальное время.
2. Эффективное планирование рабочего времени позволит сократить число и объем выполняемых вами дел.

В этой статье я сделала дайджест шести лучших техник управления временем. С их помощью вы сможете научиться планировать и контролировать ваши приоритетные задачи ежедневно.

Как научиться управлять своим временем?

6 лучших методов тайм-менеджмента:

1. Принцип Парето
2. Матрица Эйзенхауэра
3. Интеллект-карты или Mind maps
4. Пирамида Франклина
5. Метод АБВГД
6. Сначала съешьте лягушку

1. Принцип Парето

Принцип Парето гласит, что небольшая доля причин, приложенных усилий и вкладываемых средств отвечает за большую долю результатов. Это принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни:

20% усилий дают 80% результатов

Принцип Парето в сфере тайм-менеджмента может быть сформулирован так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.
Как именно определить, какие усилия достаточно затратить для получения хорошего результата? Представьте, что вы ищите ответы на интересующие вас вопросы в книге. Согласно рассматриваемому принципу, 80% нужной вам информации вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что именно вас интересует, вы сможете быстро пролистать книгу и внимательно прочитать только отдельные страницы. Таким образом, вы сэкономите 80% своего времени.

2. Матрица Эйзенхауэра

Наверное, это самая известная на сегодняшний день концепция тайм-менеджмента, которая позволяет выделять приоритеты. Данная методика, создание которой приписывают американскому генералу Дуайту Эйзенхауэру, позволяет рассортировать дела одновременно и по их срочности, и по их важности. Все понимают, что в один промежуток времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Иногда без ущерба для работы только одну. И каждый раз нам приходится решать, КАКУЮ ЖЕ ИМЕННО? Американский президент Дуайт Эйзенхауэр имел обыкновение, планируя свои дела, сортировать их по нескольким важным категориям.
В соответствии с так называемой матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех типов, обозначенных на схеме.

Матрица Эйзенхауэра

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на ваш бизнес. А срочность – одновременно двумя факторами: во-первых, насколько быстро надо выполнить это дело, во-вторых, привязано ли выполнение данного дела к конкретной дате и конкретному времени. Именно важность и срочность, рассматриваемые вместе, влияют на расстановку приоритетов.

Рассмотрим подробнее, какие дела можно отнести к каждому их четырех типов.

Тип I: «важное и срочное».
Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашего бизнеса (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких дел неизбежно будет присутствовать в жизни каждого человека. Тем не менее благодаря заблаговременной подготовке (дела Типа II – «важное, но не срочное») можно предотвратить возникновение многих кризисов (например, путем изучения законодательства, налаживания хороших взаимоотношений с влиятельными людьми).

Также это могут быть проекты с «горящим» сроком выполнения, неотложка. Например, посетить врача из-за проблем со здоровьем, сдать в журнал статью к жесткому сроку или оформить отчет по итогам исследования. Здесь у нас выбора нет. Дела этой группы надо выполнять, и точка. Иначе будут серьезные проблемы.

Тип II: «важное, но не срочное».
Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, совершенствование оборудования, восстановление здоровья и работоспособности. Дела, ведущие к вашей стратегической цели. Например, выучить иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Также это профилактика проблем – поддерживать себя в хорошей физической форме. К сожалению, такими делами мы зачастую пренебрегаем, откладываем их решение в долгий ящик. В итоге – язык так и не выучен, доходы не растут, а сокращаются, здоровье – ни к черту.У этих дел есть интересная особенность – если ими долго пренебрегать, то они переходят в разряд Важные — Срочные. Ведь если хотя бы раз в год не появляться у стоматолога, то рано или поздно срочный визит к нему станет неизбежен.

Тип III: «не важное, но срочное».
Многие из этих дел на самом деле не приносят большой пользы в жизни. Мы делаем их только потому, что они на нас свалились (продолжительный телефонный разговор или изучение пришедшей по почте рекламы), или в силу привычки (посещение выставок, на которых уже нет ничего нового). Как раз та самая каждодневная рутина, которая отнимает у нас уйму времени и сил.

Тип IV: «не важное и не срочное».
Это всевозможные способы «убивания времени»: злоупотребление спиртным, «легким чтением», просмотром кинфоильмов и т. д. Часто мы прибегаем к этому, когда у нас не остается сил для продуктивной работы (не стоит путать с настоящим отдыхом и общением с близкими и друзьями – делами весьма важными).Это «моль», поедающая наше время.

Поскольку вы стремитесь к успеху вашего бизнеса, вы прежде всего стараетесь выполнить дела, определенные вами как «важные» – сначала «срочные» (тип I), а затем «несрочные» (тип II). Оставшееся время можно уделить делам «срочным, но не важным» (тип III).
Нужно подчеркнуть, что основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже не будет для вас неожиданным.

Когда вы только начинаете пользоваться предложенной системой для расстановки приоритетов, скорее всего, вы захотите отнести многие из этих дел к «важным». Однако, приобретая опыт, вы станете более точно оценивать важность того или иного дела. Чтобы научиться пользоваться системой определения приоритетов, понадобится определенное время. Где же его взять? Скорее всего, вы отнесете работу по освоению приемов управления своим временем к делам «важным, но не срочным».
По образному выражению Стивена Кови (автор международного бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей»), надо найти время, чтобы «заточить пилу», тогда и заготовка дров пойдет быстрее.

Притча

Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом рубившего дерево совершенно тупым топором. Человек спросил его:
— Уважаемый, почему бы вам не наточить ваш топор?
— У меня нет времени точить топор – я должен рубить! – простонал дровосек…

Поэтому нужно «волевым образом» выделять на планирование своих занятий определенное время, отказавшись от выполнения каких-либо менее важных дел. Если вы сумеете это сделать, то благодаря новым умениям в следующий раз сможете высвободить еще больше времени и использовать его, чтобы еще чему-либо научиться. Так, благодаря решимости повышать эффективность своей работы, вы будете постепенно освобождать время для развития своей личной продуктивности.

Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его важность.

3. Интеллект-карты или Mind maps

Это разработка Тони Бьюзена – известного писателя, лектора и консультанта по вопросам интеллекта, психологии обучения и проблем мышления. Также встречаются такие переводы словосочетания «Mind maps», как «Ментальные карты», «Мыслительные карты», «Карты ума».

Интеллект-карты – это метод, позволяющий:

Эффективно структурировать и обрабатывать информацию;
мыслить, используя свой творческий и интеллектуальный потенциал.

Это очень красивый инструмент для решения таких задач, как проведение презентаций, принятие решений, планирование своего времени, запоминание больших объемов информации, проведение мозговых штурмов, самоанализ, разработка сложных проектов, собственное обучение, развитие и т. д.

Области применения:
1. Презентации:
за меньшее время вы даете больше информации, при этом вас лучше понимают и запоминают;
проведение деловых встреч и переговоров.

2. Планирование:
управление временем: план на день, неделю, месяц, год…;
разработка сложных проектов, нового бизнеса…

3. Мозговой штурм:
генерация новых идей, творчество;
коллективное решение сложных задач.

4. Принятие решений:
четкое видение всех «за» и «против»;
более взвешенное и продуманное решение.

4. Пирамида Франклина

Это готовая система планирования, которая помогает правильно распорядиться своим временем и достичь поставленных целей. Бенджамин Франклин (1706-1790) – амер. полит. деятель. Б. Франклина отличала фантастическая работоспособность и уникальная целеустремленность. В возрасте двадцати лет он составил план достижения целей на всю жизнь вперед. На протяжении всей жизни он следовал этому плану, четко планируя каждый день. Его план достижения целей получил название «пирамида Франклина» и выглядит примерно так:

1. Фундаментом пирамиды являются главные жизненные ценности. Можно сказать, это ответ на вопрос: «С какой миссией вы пришли в этот мир?» Что вы хотите получить от жизни? Какой след на Земле хотите оставить после себя? Бытует мнение, что не наберется и 1% живущих на планете людей, которые бы об этом задумывались серьезно. Другими словами, это вектор направления движения к своей мечте.

2. Основываясь на жизненных ценностях, каждый для себя ставит глобальную цель. Кем он хочет стать в этой жизни, чего планирует добиться?

3. Генеральный план достижения целей – это фиксация конкретных промежуточных целей на пути достижения глобальной цели.

4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения.

5. План на месяц, а потом и на неделю – это краткосрочный план. Чем продуманнее он будет, чем чаще вы будете его анализировать и корректировать, тем эффективнее будет работа.

6. Последний пункт в плане достижения целей – это план на каждый день.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.
Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.
После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.
Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».
Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.
Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.
Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, — иными словами, на съедании главной своей «лягушки» — вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

6. Сначала съешьте лягушку

Переход от трудного к легкому

Вы, наверное, слышали такой вопрос: «Как бы вы съели слона?» Ответ, разумеется, таков: «По кусочкам». А как бы вы съели свою самую большую и гадкую «лягушку»? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Начните свой рабочий день с самой трудной задачи и выполните ее так быстро, как только вы можете. Вам будет помогать осознание того, что у вас еще много дел, а время рабочего дня ограниченно. Выполнение самого сложного дела в первую очередь даст вам огромное чувство удовлетворения. Используйте это правило ежедневно и вы увидите, какой заряд энергии вы получаете и как эффективно проходит ваш рабочий день. Постоянное откладывание проблемной задачи на конец дня, приводит к тому, что вы все равно будете думать об этой задаче весь день, и это будет мешать вам фокусироваться на выполнении других задач! Сначала съешьте лягушку, а затем приступайте к поеданию слона по частям!

Инструменты планирования времени

Заранее планируйте каждый свой день.
Посредством планирования мы переносим
будущее в настоящее и тем самым имеем
возможность сделать что-нибудь
в отношении него уже сейчас

Алан Лэйкин

Основные поколения «планировщиков»
Известные сегодня технологии и средства организации рабочего времени можно разделить на несколько поколений – отличия здесь в принципах фиксации информации и технике использования.

До XX века планирование рабочего времени осуществлялось с помощью примитивных методов: записки на память, списки дел и т. п. В начале прошлого века вместе с развитием бизнеса, широко распространились новые инструменты, облегчающие работу по планированию времени менеджера.
Идея приспособить бытовой календарь для конторской работы возникла еще в XIX веке и материализовалась в виде перекидного календаря в 1870 году. На каждый день отводилась одна страничка календаря, на которой указывались число, день, месяц и год. Наличие свободного места для записей позволяло делать необходимые заметки: переговоры, совещания, расходы, встречи. Почти столетие перекидной календарь был основным инструментом планирования времени для управленцев.

Результатом совершенствования перекидного календаря стали ежедневник и еженедельник. Ежедневник – это перекидной безотрывной календарь в виде удобного блокнота разного формата. Ежедневник можно было брать с собой на совещания и в командировки.
Еще более удобным для руководителя оказался еженедельник, в котором имелась возможность планирования рабочей недели и дня, контроля выполнения записанных дел, анализа израсходованного времени (так как появилась часовая разбивка рабочего дня), более быстрого поиска информации (ведь теперь она группировалась по 52 неделям, а не по 365 дням). В 80-х годах еженедельники практически вытеснили перекидные календари и получили настолько широкое распространение, что стали элементом делового стиля предприятий.

Дизайнерская идея совместить в одном удобном инструменте календарь, блокнот и телефонную книжку удачно материализовалась еще в 1921 году в виде «организатора» (от англ. organizer). Последующее совершенствование инструмента осуществлялось за счет изменения формата, дизайна, качества бумаги и внешней отделки. Здесь в одном инструменте были совмещены накопители информации и технические средства (календарь, блокнот, адресная и телефонная книжка, визитница, ручка, микрокалькулятор). При этом отсутствовали четкая классификация и систематизация записей.

Знаменитый «тайм-менеджер» был создан в Дании в 1975 году. В нем реализовалась идея целевого планирования личных результатов на основе типового классификатора функций («ключевых задач») и технологии реализации глобальных мероприятий («слоновьих задач»). При этом использование «тайм-менеджера» оказалось приемлемым только для организованных и дисциплинированных по натуре людей, к тому же требовались значительные финансовые расходы на обучение и приобретение.
Тем не менее название этой разновидности «организатора» – «тайм-менеджер» – стало нарицательным и обозначает сегодня общий подход к активному использованию времени как управленческого ресурса.

Развитие НТП в последние десятилетия привело к созданию принципиально новых с технологической точки зрения электронных инструментов планирования времени: электронной записной книжки, различных сервисных программ ПК, мобильных телефонов, смартфонов и т. п.

Лучшие современные технологии управления временем:

1.Trello - это бесплатное веб-приложение для управления проектами в небольших группах. Trello позволяет продуктивно работать в более тесном сотрудничестве. Trello — это доски, списки и карты, которые позволяют организовать все дела и расставить приоритеты проектов в веселой, гибкой и легко-изменяемой форме.

2. Evernote - веб-сервис и набор программного обеспечения для создания и хранения заметок. В качестве заметки может выступать фрагмент форматированного текста, веб-страница целиком, фотография, аудиофайл или рукописная запись. Заметки могут также содержать вложения с файлами другого типа. Заметки можно сортировать по блокнотам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.